Postleitzahl, Bestimmungsort, Zustell- oder Abholangaben, Empfängerangaben und vieles mehr sind Bestandteile einer Anschrift und müssen von den Sortieranlagen der Deutschen Post gelesen werden (können). Wenn alle Gestaltungsregeln für eine korrekte Anschrift befolgt werden, wird sowohl die maschinelle als auch die manuelle Sortierung und Auslieferung ermöglicht bzw. beschleunigt.
Damit eine Anschrift als maschinenlesbar eingestuft werden kann, gelten für eine maschinell hergestellte Anschrift, die folgenden 9 Anforderungen der Deutschen Post:
1. Die Buchstaben in der Anschrift dürfen nur eine Versalhöhe von 2,5 mm und 4,7 mm haben.
2. Achten Sie in der Anschrift auf die Zeichen-, Wort- und Zeilenabstände. Für den korrekten Zeichenabstand in einer Anschrift gilt: Vom Ende eines Zeichens (Buchstaben oder Zahl) bis zum Anfang des nächsten Zeichens muss ein durchgehender Zwischenraum von mindestens 0,2 mm bis höchstens 0,4 mm sein. Der Wortabstand innerhalb einer Anschrift muss zwischen Ziffernblöcken und Wörtern 1 mm bis 4 mm betragen, was in der Regel einem oder zwei Leerzeichen entspricht. Die Abstände zwischen den Zeilen in der Anschrift dürfen 1 mm bis 2,5 mm sein (Durchschuss).
3. Arial, Courier, Frutiger und Helvetica in den Schriftgrößen 10 - 12 pt gelten nach den Vorgaben der Deutschen Post in einer Anschrift als maschinenlesbar.
4. Handblockschriften, Kursivschriften, Zierschriften, ungleichmäßige Schriften, Schreibschriften, Negativschriften, konturierte Schriften, schattierte Schriften, Gag-Schriften, gebrochenen Schriften sowie Schriften, die von einer einheitlichen Schriftlinie abweichen innerhalb einer Anschrift machen diese Anschrift grundsätzlich nicht maschinenlesbar.
5. Die Anschrift ist nach den Regeln der Deutschen Post in einem gleichmäßigen, kräftigen Druck anzubringen. Die dunkle Schrift muss sich deutlich vom einfarbig hellen Hintergrund abheben.
6. Wir die Vorausverfügung und/oder die Absenderangabe (Letztere ausschließlich einzeilig) abgedruckt, müssen die Angaben in einem Block d.h. ohne Leerzeile oder sonstige Trennmerkmale oberhalb der Anschrift stehen.
Damit keine Verwechslungen mit der Anschrift bei der maschinellen Bearbeitung entstehen, sollten alle Angaben oberhalb der Anschrift
- in deutlich kleinerer Schriftgröße (Versalhöhe zwischen 1,5 mm und 2,0 mm) sein,
- nicht länger als 10 mm sein,
- nicht umrandet sein,
- linksbündig in einer Fluchtlinie zur Anschrift stehen,
- kontrastreich in dunklen Zeichen und
- auf einem einfarbig hellen Hintergrund angebracht werden.
Die korrekte Schreibweise einer Anschrift nach allen Regeln der Deutschen Post und der DIN 5008 liefert Ihnen Der SekretärinnenBriefeManager.
7. Die Aufschrift gehört zur Anschrift ins Fenster. Bei Verwendung von Fensterbriefhüllen kann sonst das Verrutschen der Aufschrift die Maschinenlesbarkeit der Anschrift verhindern und somit die Postlaufzeit verlängern.
8. Nach den Vorgaben der Deutschen Post gilt für die korrekte Schreibweise einer Anschrift im Inland die folgende Reihenfolge:
- Name des Empfängers
- nähere Empfängerbezeichnung, wenn vorhanden bzw. gewünscht
- Ortsteil, wenn vorhanden bzw. gewünscht
- Zustell- bzw. Abholangaben
- Postleitzahl und Bestimmungsort in postalischer Schreibweise (ohne vorangestelltes Länderkennzeichen oder ISO-Kennung)
Und so sieht eine korrekte Anschrift nach den Vorgaben der DIN 5008 aus:
Schröder GmbH
Herrn Klaus Muster
Hermannstraße 8
99999 Musterhausen
9. Geht Ihr Brief ins Ausland nehmen Sie nach den Vorgaben der Deutschen Post für die korrekte Schreibweise der Anschrift einfach die Inlandsgestaltung von Anschriften als Vorbild und beachten aber zusätzlich folgende Dinge:
- Bestimmungsort in Großbuchstaben möglichst in der Sprache des jeweiligen Bestimmungslandes, in lateinischen Buchstaben,
- Länderbezeichnung in deutscher, französischer oder englischer Sprache und in Großbuchstaben als letzte Zeile der Anschrift,
- in jedem Fall ohne Länderkennzeichen oder ISO-Kennung.
Mehr zum korrekten Aufbau von Auslandsanschriften finden Sie in Der SekretärinnenBriefeManager im Kapitel "Die neue DIN 5008 - von A - Z".