Sind Sie es leid, immer lange nach wichtigen Dokumenten suchen zu müssen? Mit Verknüpfungen im Navigationsbereich von Outlook 2003 oder Outlook 2007 öffnen Sie Ihre wichtigsten Festplattenordner und Dokumente in Zukunft direkt per Mausklick.
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So erstellen Sie in Outlook eine Ordner- oder Dokumentenverknüpfung
Eine neue Verknüpfung legen Sie im Navigationsbereich von Outlook an. Das ist der Bereich auf der linken Seite des Outlook-Fensters, in dem auch die großen Schaltflächen für die Bereiche E-MAIL, KALENDER, KONTAKTE usw. angezeigt werden. Um die derzeit aktiven Verknüpfungen einzublenden, klicken Sie ganz unten im Navigationsbereich auf das Symbol VERKNÜPFUNGEN.
Legen Sie sich für den besseren Überblick als Erstes eine neue Verknüpfungsgruppe an. Darin fassen Sie anschließend Ihre Ordnerverknüpfungen zusammen. Zum Anlegen einer neuen Gruppe klicken Sie im Navigationsbereich auf den Text NEUE GRUPPE HINZUFÜGEN. Daraufhin fügt Outlook eine neue Gliederungsebene in den Bereich der Verknüpfungen ein, die standardmäßig mit NEUE GRUPPE betitelt ist. Per Tastatureingabe lässt sich die Bezeichnung direkt ändern - geben Sie zum Beispiel WICHTIGE ORDNER ein und drücken danach ENTER.
Was das Herstellen von Verknüpfungen zu Festplattenordnern anbelangt, sind die Standardbefehle von Outlook jetzt ausgereizt. Sie eignen sich nur für die in Outlook enthaltenen Ordner wie etwa den Posteingang oder den Kalender. Mit einem kleinen Trick können Sie auch normale Dateiordner in Outlook einarbeiten:
- Starten Sie neben Outlook noch den Windows-Explorer.
- Lassen Sie sich im Windows-Explorer den Dateiordner anzeigen, zu dem Sie eine Verknüpfung herstellen wollen.
- Ziehen Sie den Ordnernamen - egal ob aus der rechten oder der linken Fensterhälfte des Windows-Explorers - bei gedrückter linker Maustaste auf die Verknüpfungsgruppe in Outlook, die als übergeordnete Ebene der neuen Ordnerverknüpfung dienen soll - im Beispielfall auf die Gruppe WICHTIGE ORDNER.
- Sobald Sie die Maustaste loslassen, erscheint der Name des Dateiordners als Verknüpfung im Navigationsbereich von Outlook.
Dasselbe Prinzip eignet sich auch zum Verknüpfen wichtiger Dokumente. Sie sollten wieder passende Verknüpfungsgruppen einrichten, in die Sie die Dateinamen anschließend mit der Maus aus dem Windows-Explorer ziehen.
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So nutzen Sie die Verknüpfungen in Outlook
Nachdem Sie Verknüpfungen zu Ordnern oder Dokumenten eingerichtet haben, genügt ein Mausklick auf den gewünschten Eintrag, um den Ordner oder das Dokument zu öffnen. Sie werden nicht im Outlook-Fenster geöffnet, sondern in der jeweiligen Anwendung. Ein Mausklick auf eine Ordnerverknüpfung startet zum Beispiel den Windows-Explorer, ein Mausklick auf ein Word-Dokument startet Microsoft Word. Mitunter erscheint zuerst eine Sicherheitswarnung, in der Sie das Öffnen des betreffenden Dateityps bestätigen müssen. Auf jeden Fall ersparen Sie sich das lästige Suchen in Ihrer Dateiordnerstruktur.