Tipp 1: Verkürzen Sie die Termine
Diesen Trick hat mir vor einigen Jahren eine Vorstandsassistentin verraten: Sie hat regelmäßige Termine kurzerhand um 25 Prozent verkürzt. Erfahrungsgemäß genügt die restliche Zeit trotzdem und die Meetings werden so effizienter. Ihr Chef spart somit Zeit und hat wieder Luft für seine To-dos.
Tipp 2: Legen Sie Termine außerhalb des Chefbüros
Wenn es Kollegen gibt, die sich erfahrungsgemäß gerne bei Ihrem Chef festquatschen, legen Sie diese Termine in das Büro des Kollegen. Für Ihren Chef ist es leichter, selbst zu gehen, als einen Besucher loszuwerden.
Tipp 3: Kleine Notlügen sind erlaubt
Bei langen Meetings habe ich mit meinem Chef immer „Geheimzeichen“ vereinbart. Durch ein kleines Signal durch das Besprechungsfenster konnte er mir zu verstehen geben, dass ich ihn aus dem Meeting „retten“ soll. Unter einem Vorwand, beispielsweise einem dringenden Telefonat, bat ich ihn dann, den Raum zu verlassen. So konnte ich ihm schon einige Stunden Besprechungszeit ersparen. Aber verraten Sie es niemandem ...
Tipp 4: Fangen Sie Besucher ab
Lassen Sie ohne Termin niemanden zu ihm, auf den er nicht dringend wartet. Verweisen Sie die üblichen „Störenfriede“ an andere Ansprechpartner, oder geben Sie ihnen einen festen, aber kurzen Termin. Sprechen Sie mit Ihrem Chef ab, wer stören darf und wer einen Termin braucht.
Am Anfang wird es zwar nicht leicht, bei den Kollegen diese Umstellung durchzusetzen, aber wenn Sie konsequent bleiben, dann gewöhnen sich alle schnell daran.
Tipp 5: Reservieren Sie feste Zeiten in seinem Kalender
Blockieren Sie regelmäßige Termine im Kalender Ihres Chefs, in denen er ungestört arbeiten kann. Tragen Sie diese als gebucht in seinen Planer ein, damit diese Zeit bei einer Terminanfrage als belegt angezeigt wird. So kommen Sie auch nicht in Versuchung, dem Drängen von Kollegen nachzugeben, die ihn dann sprechen wollen.
Fazit: Halten Sie Ihrem Chef den Rücken frei
Auch das gehört zu den Aufgaben einer Assistentin. Da Sie die Hoheit über seinen Terminkalender haben, können Sie ihn auch darin unterstützen, Zeit für sich zu bekommen, um seine To-dos in Ruhe abzuarbeiten. Versuchen Sie, die fünf Tipps umzusetzen, dann werden Sie schnell fünf zusätzliche Stunden pro Woche freischaufeln können.