An manchen Tagen scheint das E-Mail-Postfach regelrecht überzuquellen.
Nur mit einem funktionierenden E-Mail-Management lassen sich die zahlreichen E-Mails mit Fragen und Informationen und auch die unnötigen Spam-Nachrichten bewältigen. Die folgenden zehn Tipps helfen Ihnen, den Überblick über die tägliche E-Mail-Flut zu behalten.
Was ist unter E-Mail-Management zu verstehen?
Neben Briefen sind E-Mails heute ein wichtiger Teil der Korrespondenz. Sie sind schnell verschickt und erleichtern die Kommunikation, etwa wenn ein Telefonat oder ein Gespräch vor Ort nicht möglich ist. Während wir privat oft nur wenige elektronische Nachrichten versenden und erhalten, sind es im Job deutlich mehr. Wer hier den Überblick behalten will, braucht ein gutes E-Mail-Management. Mit einem einfachen Ordnungssystem lässt sich die große Menge an E-Mails bewältigen. Für die Bearbeitung und Aufbewahrung von elektronischen Nachrichten gibt es klare Regeln und Strukturen.
Eine kostenpflichtige E-Mail-Management-Software benötigen Sie dafür nicht. Die klassischen Funktionen eines E-Mail-Postfachs wie Adressbuch, Suchfunktion, Archiv sowie verschiedene Ordner reichen aus, wenn Sie sie richtig nutzen.
Gut zu wissen: Für Unternehmen besteht in Deutschland eine E-Mail-Archivierungspflicht. Bestimmte, wichtige E-Mails sind mehrere Jahre aufzubewahren. Dies betrifft elektronische Nachrichten, die mit den eigenen Geschäftsaktivitäten in Verbindung stehen, insbesondere solche, die sich auf die steuerliche Erfassung beziehen oder E-Mails, die Geschäfts- und Handelsbriefe enthalten. Wer die rechtlichen Vorgaben der E-Mail-Archivierung nicht beachtet, muss mit einer Geld- oder Freiheitsstrafe rechnen. Die elektronische, systematische und langfristige Aufbewahrung von E-Mails stützt sich dabei auf den Regelungen der GoBD, der Abgabenordnung und des Handelsgesetzbuches.
10 Tipps für ein einfaches E-Mail-Management
Ein gutes E-Mail-Management bietet viele Vorteile. Sie gewinnen unter anderem Zeit, die Sie für wichtigere Aufgaben nutzen können. Dadurch arbeiten Sie effizienter und schneller. Um den Aufwand, den Sie mit Ihren E-Mails haben, gering zu halten, ist es allerdings wichtig, dass auch das E-Mail-Management selbst möglichst einfach ist. Dafür ist es wichtig, dass Sie wissen, wie und wann Sie Ihre elektronischen Nachrichten bearbeiten. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei.
Tipp 1: Wichtige Aufgaben haben Vorrang
Morgens sind wir besonders produktiv. Deshalb ist es ratsam, die erste Zeit des Arbeitstages nicht mit der Bearbeitung von E-Mails zu vergeuden. Besser ist es, das E-Mail-Postfach zunächst nur zu überfliegen, um zu prüfen, ob sehr eilige Nachrichten eingegangen sind. Anschließend sollten Sie sich auf die Aufgaben mit hoher Priorität konzentrieren.
Tipp 2: E-Mail-Postfach für ein konzentrierteres Arbeiten ausschalten
Schalten Sie Ihr E-Mail-Postfach zwischenzeitlich am besten aus. Anderenfalls ist die Versuchung groß, bei jeder Nachricht hineinzusehen. Allein der Gedanke, dass eine neue E-Mail angekommen ist, kann zu ständigem Grübeln und Stress führen. Dadurch sind Sie abgelenkt und arbeiten unkonzentrierter.
Tipp 3: Feste Zeiten für die Bearbeitung der E-Mails festlegen
Legen Sie sich für die Bearbeitung Ihrer E-Mails stattdessen ein oder zwei feste Zeiten am Tag fest. In diesen Zeiträumen bearbeiten und beantworten Sie die eingegangenen Nachrichten und bringen Ordnung in Ihr Postfach. Wichtig: Planen Sie ausreichend Zeit ein. Gegebenenfalls müssen Sie auch mit Geschäftspartnern oder Ihrem Vorgesetzten sprechen und bestimmte Dinge klären, bevor Sie eine E-Mail beantworten können.
Tipp 4: Ordner nutzen, um E-Mails zu sortieren und zu archivieren
Um die zahlreichen E-Mails ordentlich aufzubewahren, benötigen Sie, wie im oberen Teil des Artikels erwähnt, verschiedene Ordner. Diese sind wichtig, damit Sie bestimmte Nachrichten schnell wiederfinden, wenn Sie sie noch einmal benötigen. Sie können Ordner für Kunden und Geschäftspartner anlegen. Daneben bietet es sich an, Ordner für zu erledigende Aufgaben und offene Fragen oder für einzelne Projekte anzulegen. Dadurch bleibt der Posteingang stets übersichtlich und aufgeräumt.
Tipp 5: Nicht mehr benötigte E-Mails löschen
Nicht alle E-Mails müssen Sie aufbewahren. Viele Nachrichten mit einfachen Informationen können Sie löschen, nachdem Sie sie bearbeitet beziehungsweise beantwortet haben. Wenn Sie unsicher sind, speichern Sie die Nachrichten in einem dafür vorgesehenen Ordner oder im Archiv.
Tipp 6: Spam-Ordner prüfen
Die meisten E-Mail-Postfächer sind mit einem Spam-Ordner ausgestattet. In diesem landen E-Mails, die das E-Mail-Programm als Spam erkennt. Sie können Nachrichten, die Sie für Spam halten, jedoch auch selbst in diesen Ordner verschieben. Aber Achtung: Manchmal landen E-Mails im Spam-Ordner, die dort nicht hineingehören. Deshalb ist es sinnvoll, alle Spam-Nachrichten in der Übersicht regelmäßig zu überfliegen, bevor Sie den Ordner leeren.
Tipp 7: E-Mail-Verteiler überprüfen
E-Mail-Verteiler können praktisch sein, um regelmäßig wichtige Angebote und Informationen zu erhalten. Allerdings führt ein solcher Verteiler auch schnell zu einem überfüllten Postfach, insbesondere dann, wenn am Tag mehrere Info-Mails eingehen. Damit Ihr E-Mail-Postfach nicht mit unnötigen Nachrichten überfüllt wird, sollten Sie die E-Mail-Verteiler prüfen und sich aus diesen streichen lassen, wenn Sie sie nicht mehr benötigen.
Tipp 8: Freundliche, kurze Antworten formulieren
Um Zeit zu sparen, sollten Sie E-Mails möglichst kurz und präzise beantworten. Dabei ist eine authentische, freundliche Ansprache sehr wichtig. Schließlich ist eine professionelle Kommunikation im Geschäftsleben das A und O.
Tipp 9: Mails nicht außerhalb der Bürozeiten beantworten
Dieser Punkt sollte eigentlich selbstverständlich sein. Er ist es jedoch nicht. Viele Menschen nehmen ihre Arbeit praktisch mit nach Hause. Dort beantworten sie unter anderem E-Mails, die sie während der regulären Arbeitszeit nicht bearbeiten konnten, oder die erst später eingegangen sind. Dies ist allerdings der falsche Weg und kann dazu führen, dass Sie nicht richtig abschalten können. Ihre Freizeit sollten Sie nutzen, um sich zu erholen, Zeit mit Ihrer Familie zu verbringen und Ihren Hobbys nachzugehen.
Tipp 10: Weitere Kommunikationsmittel nutzen
In einer Zeit, in der die Digitalisierung auf dem Vormarsch ist, gewinnen auch E-Mails zunehmend an Bedeutung. Allerdings sind sie nicht immer die richtige Wahl, wenn es um die Klärung von Fragen oder Problemen geht. Manche Dinge lassen sich bei einem kurzen Telefonat, einem Video-Call oder einem persönlichen Gespräch einfacher und schneller klären. Am Ende kommt es auf eine gute Mischung an. Nutzen Sie alle Kommunikationswege, um Ihre Aufgaben optimal zu erledigen.
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