„Führen durch Information“ heißt eines der Rezepte für erfolgreiche Mitarbeiterführung. Aber viele Chefs sind von den täglichen Managementaufgaben so stark in Anspruch genommen, dass es ihnen oft an Zeit fehlt, die Mitarbeiter rechtzeitig und umfassend zu informieren. Sie geben kurze Anweisungen und vergessen, ihren Mitarbeitern die Hintergründe und damit die Notwendigkeit der Aufgabe im Gesamtzusammenhang zu vermitteln.
Das Ergebnis: Die Mitarbeiter sind demotiviert und machen Dienst nach Vorschrift. Weil Information durch Kommunikation vor allem eine weibliche Stärke ist, können Sie Ihren Chef als Assistentin oder Sekretärin gerade bei der Weitergabe von Anweisungen wirkungsvoll unterstützen.
Der Kommunikationsvorteil von Frauen: Sie informieren
- konsequent,
- sensibel und
- partnerschaftlich.
Diese Form von Anweisungen wird von Mitarbeitern gerne angenommen, weil sie einen transparenten Führungsstil und ein beziehungsorientiertes Klima unter den Mitarbeitern fördert. Und das wirkt sich ganz klar positiv auf die Motivation der Mitarbeiter aus. Also:
1. Nutzen Sie Ihre Anweisungen, um konsequent zu informieren.
Das heißt: Wenn Sie einem Mitarbeiter freundlich eine Anweisung oder einen Auftrag Ihres Chefs weitergeben, dann informieren Sie ihn schon in der Anweisung darüber, warum er das tun soll und welche Konsequenzen sich ergeben, wenn er die Anweisung des Chefs nicht befolgt. Z. B.: „Es ist notwendig, dass Sie jede Absage eines Kunden genau zu den Gründen hinterfragen. Dann wissen wir, an welchen Punkten wir mit gezielter Qualitätsverbesserung ansetzen können. Wenn wir nicht hinterfragen, können wir nichts ändern und verlieren dieses Kundenpotenzial an den
Wettbewerb.“
Jetzt weiß der Mitarbeiter, warum Ihr Chef genau das von ihm verlangt. Und das fördert die Motivation. Warum wirkt diese Art der Anweisung motivierender? Weil Sie damit nicht die Botschaft vermitteln: „Mach es, weil der Chef die Anweisung gibt“, sondern „Mach es, weil du einsiehst, dass es notwendig ist.“
2. Geben Sie Anweisungen sensibel und gezielt weiter.
Das heißt, nehmen Sie Rücksicht auf die Gefühle Ihres Kollegen und überrollen Sie ihn nicht mit Ihrer Anweisung. Der Mitarbeiter soll sich von Ihnen nicht nur als ausführendes Organ einer Anweisung, sondern auch als Mensch angesprochen fühlen. Hier ein Beispiel für sensible und gezielte Anweisung: „Herr Dr. Gerster braucht die Aufstellung der Umsatzzahlen vom vergangenen Quartal noch heute von Ihnen, Herr Müller. Ich weiß, dass Sie zurzeit sehr viel zu tun haben. Aber die Umsatzzahlen haben oberste Priorität. Wenn wir dem Vorstand die Zahlen morgen nicht schwarz auf weiß vorlegen können, kann Herr Gerster die Ziele unseres Teams für das nächste Halbjahr auf der Vorstandssitzung nicht schlüssig belegen.“
3. Informieren Sie in Ihren Anweisungen partnerschaftlich.
Das heißt: Auch wenn Sie die Assistentin des Vorstands und ganz oben in der Unternehmenshierarchie angesiedelt sind, geben Sie Ihre Anweisungen nicht von oben herab an den Mitarbeitern, wie es oft Vorgesetzte tun, die ihren Status „heraushängen“ lassen. Das demotiviert ungemein.