Wenn Sie ein Arbeitszeugnis ausstellen, übernehmen Sie eine große Verantwortung. Dieser Tipp hilft Ihnen, dieser Verantwortung gerecht zu werden und Arbeitszeugnisse in Zukunft sicher zu formulieren. Sie werden Mitarbeiter nicht durch ungeschickte Formulierungen benachteiligen oder ihnen zu gute, ihren Leistungen nicht entsprechende Arbeitszeugnisse, ausstellen.
Folgendes muss ein qualifiziertes Arbeitszeugnis enthalten:
- Überschrift "Zeugnis" oder "Arbeitszeugnis" (bei Zwischenzeugnissen "Zwischenzeugnis"),
- vollständige Angaben zur Person: Vorname, Name, Geburtsname, Geburtsort und -tag
- akademische Titel (Dr., Dipl.-Ing.)
- hierarchische Titel (Direktor, Prokurist)
- Dauer des Beschäftigungsverhältnisses; Daten Beginn und Ende
- beschäftigt als...
- Beschreibung der Tätigkeiten des Arbeitnehmers
- Angaben über Entwicklung oder Aufstieg
- wahrheitsgemäße Gesamtbewertung der Leistung
- nachprüfbare Bewertung von Leistung und Führung
- Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses
- zum Abschluss Wünsche des Arbeitgebers für die Zukunft
Beispiele für gelungene Arbeitszeugnisse finden Sie in Office Korrespondenz aktuell.
Die oben vorgegebene Reihenfolge hat sich beim Aufsetzen eines Arbeitszeugnisses bewährt. Und wenn Sie sich einmal daran gewöhnt haben, ist es für Sie einfacher, fertig gestellte Arbeitszeugnisse auf Vollständigkeit zu prüfen.
Das Arbeitszeugnis muss auf Firmenbriefpapier gedruckt sein
Arbeitszeugnisse müssen Sie schriftlich auf einem Firmenbriefbogen (BAG,
3.3.1993 - 5 AZR 182/92) ausstellen und unterschreiben. Ein Arbeitszeugnis auf weißem Papier mit Firmenstempel genügt den Anforderungen nur bei sehr kleinen Unternehmen, die keinen Firmenbriefbogen haben. Ein nur mit Bleistift oder unsauber geschriebenes Arbeitszeugnis (Flecken, Durchstreichungen, Radierungen oder andere nachträgliche Änderungen) kann Ihr Mitarbeiter zurückweisen. Haben Sie das Arbeitszeugnis für den Postversand geknickt, ist dies kein Grund, es zu beanstanden (BAG, 21.9.1999 - 9 AZR 893/98).
Hervorhebungen im Text des Arbeitszeugnisses sind nicht erlaubt
Auf Ausrufezeichen, relativierende Anführungszeichen oder Unterstreichungen im Text des Arbeitszeugnisses müssen Sie verzichten.
Wer unterschreibt das Arbeitszeugnis?
Das Arbeitszeugnis muss jemand unterschreiben, der innerhalb der betrieblichen Hierarchie höher steht als der Zeugnisempfänger. Mitarbeiter, die dem Vorstand direkt unterstellt sind, haben Anspruch auf Unterschrift durch den Vorstandsvorsitzenden. Nach Möglichkeit sollte das Arbeitszeugnis von einer Person mit unterschrieben werden, die den Mitarbeiter tatsächlich beurteilen kann, also vom direkten Vorgesetzten.
Ein Arbeitszeugnis muss wohlwollend sein
Selbst Negatives müssen Sie demnach positiv ausdrücken. Gerade diese Regelung macht das Aufsetzen eines Arbeitszeugnisses mitunter so schwierig. Ist ein Mitarbeiter beispielsweise regelmäßig zu spät zur Arbeit erschienen, können Sie das nicht ins Zeugnis schreiben.
Nicht so:
Herr Schröder war fast nie pünktlich und kam regelmäßig zehn Minuten zu spät zur Arbeit.
Musterformulierungen für Ihr nächstes Arbeitszeugnis zu Arbeitsleistung, Arbeitserfolg, Arbeitsweise und Verhalten von sehr gut bis ungenügend lesen Sie in Office Korrespondenz aktuell.
Sondern so:
Herr Schröder hat versucht, immer pünktlich zur Arbeit zu erscheinen.
Oder:
Herr Schröder bemühte sich, immer pünktlich zu sein.
Auch der wenig geübte Zeugnisleser erkennt sofort, dass Herr Schröder ein notorischer Zuspätkommer ist.