Im englischsprachigen Brief wird der Empfänger in Anschrift und Anrede möglichst namentlich angesprochen, zum Beispiel "Dear Mr Evans", und die Grußformel lautet dann "Yours sincerely". Sollte der Name unbekannt sein, behilft man sich in GB mit "Dear Sir or Madam" und schließt mit "Yours faithfully", in den USA hingegen mit "Ladies and Gentlemen:" oder "Gentlemen:" (ohne "Dear") und "Sincerely,".
Nur in der förmlichsten britischen Korrespondenz der alten Schule finden Sie noch die Anrede "Dear Sir" oder "Dear Madam", wenn der Adressat namentlich bekannt ist. In diesem Fall ist die Grußformel dann auch "Yours faithfully".
Komma oder kein Komma nach Anrede und Grußformel?
Die britischen und amerikanischen Formate für formelle Briefe benutzen unterschiedliche Zeichensetzung. Während die britische Variante nach Anrede und Grußformel keine Zeichen setzt, folgt in der amerikanischen Variante nach der Anrede ein Doppelpunkt und nach der Grußformel ein Komma. Bei informellen Briefen gleichen sich hingegen die beiden Formate: Sie setzen nach Anrede und Grußformel jeweils ein Komma.
Formelle und informelle Anrede
Bekanntlich gibt es im Englischen generell kein "Sie". Dennoch unterscheiden Sie in englischsprachigen Ländern sehr wohl zwischen formellen und informellen, unpersönlichen und persönlichen Beziehungen. Die Anrede mit Vor- oder Nachname ist dabei nur die Spitze des Eisbergs. Der angelsächsische Verhaltenskodex verfügt über eine ausgeprägte Höflichkeitskultur, die sich spezieller Sprachformeln bedient. In Großbritannien sind die Grußformeln strikt an die jeweilige Anrede gebunden.
In den USA hingegen haben Sie eine Auswahl von Grußformeln, um den Grad der Höflichkeit, Formalität und der Nähe auszudrücken. Es kann Ihnen durchaus passieren, dass Vornamen in der Anrede mit einer sehr förmlichen Grußformel kombiniert werden – etwa bei langjährigen Geschäftspartnern und ihren Angehörigen.
Eine Übersicht über die Grußformeln finden Sie in Der große Knigge im Kapitel E52 "Englische Geschäftsbriefe" auf Seite 17.
Bei Anrede und Grußformel ist eine Anpassung erwünscht
In Ihrer internationalen Korrespondenz werden Sie eine Vielfalt an Anreden finden, die bei der interkulturellen Begegnung entstehen. So hängen Japaner in der Regel bei der Anrede ein höfliches "san" an den Namen. Daraus entstehen dann die vielfältigsten, charmanten Anreden. Eine Martina Schmidt erhält zum Beispiel Post mit der Anrede "Dear Martinasan" und "Dear Mrs Schmidtsan". Schließen Sie sich der Praxis Ihrer Korrespondenzpartner an. Nehmen Sie respektvoll den Nachnamen und hängen auch Sie dem Namen ein "san" an.
Ist der Absender eine Frau oder ein Mann? So finden Sie es heraus
Wenn Sie sich unsicher sind, welches der Vor- und welches der Nachname ist und ob es sich um einen Mann oder eine Frau handelt, hilft nur die Flucht nach vorne. Wir raten Ihnen zu folgender Formulierung: "Dear Sir or Madam, I am so sorry, is Hua your first or your last name? Could you possibly tell me whether that is a man's or a woman's name? I certainly would not wish to get it wrong. Thank you very much!"
Der große Knigge – Mit Takt und Stil zum Ziel
Das ist nicht ideal, aber besser, als permanent mit einem Missverständnis zu leben – denn Ihr asiatischer Korrespondenzpartner wird Sie nicht aufklären, da er Ihnen einen möglichen Gesichtsverlust ersparen will.