Die "goldene Regel" beim Schreiben von E-Mails in englischer Sprache lautet: Denken Sie immer an Ihre Leser aus unterschiedlichen Nationen, für die Englisch nicht die Muttersprache ist. Benutzen Sie dementsprechend einen einfachen Satzbau und gängige Ausdrücke. Beim Umfang und Fokus sollten Sie immer dem KISS-Prinzip folgen: "Keep it short and simple." Oder folgen Sie auch dem ABC-Prinzip: "accuracy, brevity, clarity" ("Genauigkeit, Prägnanz, Klarheit").
So kommen Sie Ihren Lesern entgegen, die insgesamt viele E-Mails erhalten, wenig Zeit haben und den Inhalt auch Ihrer E-Mails schnell und korrekt erfassen wollen. Durch einen klaren Aufbau können Sie Inhalte ordnen und Missverständnisse in Ihrer E-Mail in englischer Sprache vermeiden.
Business Englisch ist für Sie als Sekretärin ein nötiger Erfolgsfaktor. Doch leider stellen die englische Geschäftskorrespondenz, die Kommunikation am Telefon und die korrekte englische Rechtschreibung eine große Herausforderung für viele dar.
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So sieht Ihre ideale E-Mail in englischer Sprache inhaltlich aus
An: michael.bell@tlcw.com
Cc:
Betreff:
Inhaltsstarke Betreffzeile:
Confirmation: meeting 23-25 May
Anrede:
Dear Mr. Bell
Dreiteiliger Aufbau mit jeweils einem Absatz von maximal fünf Zeilen, dazwischen jeweils eine Leerzeile:
1. Einführung/Ihre zentrale Mitteilung:
This is to inform you that I will be collecting you at the airport.
2. Ausführung/Erklärung – gegebenenfalls als Liste/Aufzählung:
I will drive to your hotel first (we have reserved a room for you at the Hotel Bayrischer Hof) to deposit your luggage before we go to the office and meet the others.
3. Ihre Handlungsanweisung/Bitte an den/die Leser:
Incidentally, I met Ms Schumann last week by chance. She told me that you have rejected the first draft, and will be bringing alternative designs. I very much look forward to see your work. I hope you have a safe trip.
Grußformel:
Yours sincerely (GB) beziehungsweise Sincerely (USA)
Ihre internationale Visitenkarte/ Signatur
Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt: Auch eine E-Mail in englischer Sprache sollte 25 Zeilen nicht überschreiten. Es ist natürlich mühsamer, eine kurze, übersichtliche und aussagekräftige E-Mail zu verfassen – gerade in englischer Sprache –, als eine lange Nachricht aus dem Bauch heraus zu schreiben. Durch Korrekturlesen und wiederholtes Umschreiben sammeln Sie Erfahrung und werden im Laufe der Zeit Ihre E-Mails optimieren.
Kurz, aber freundlich
Bei aller Kürze: Bleiben Sie immer freundlich, menschlich, persönlich und höflich. Im Zweifelsfall tun es noch ein paar Worte mehr – so wie am Telefon oder im persönlichen Gespräch. Mit dem allgegenwärtigen informellen Kommunikationsmedium E-Mail können Sie im Alltag nette Beziehungen aufbauen. Nur: Belasten Sie Ihre Korrespondenzpartner nicht mit langen launigen Passagen.
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