Englische Geschäftsbriefe, Teil I: Format und Gesamtform

Sicher ist auch in Ihrer internationalen Handelskorrespondenz Englisch die Standardsprache. Damit Sie sich noch besser zurechtfinden und Ihre englischen Geschäftsbriefe formgerecht gestalten können, haben wir für Sie die wichtigsten Regeln der Briefgliederung zusammengestellt.

Geschäftsbriefe auf Englisch

Sicher fassen Sie den größten Teil Ihrer internationalen Handelskorrespondenz inzwischen in englischer Sprache ab. In diesem Fall sind Sie ein Teil jener Gemeinschaft, die "Global English" benötigt, das heißt die in der ganzen Welt verstandene internationale Variante des Englischen.
Diese Sprache zeichnet sich vor allem durch Einfachheit und Klarheit in Form und Inhalt aus. Die äußere Form, die Sie Ihren englischen Geschäftsbriefen geben, sollte daher vornehmlich dem Zweck dienen, so gut wie möglich von Ihren Partnern verstanden zu werden.

Regeln zur äußeren Form von englischen Geschäftsbriefen sind von Land zu Land verschieden. Wenn Sie es mit Korrespondenzpartnern zu tun haben, deren Muttersprache Englisch ist und denen Sie einen eleganten und formvollendeten Brief zuschicken möchten, dann hilft Ihnen unsere Übersicht
über britische und amerikanische Gepflogenheiten.

Die zwei Musterbriefe aus dem Kapitel "Englische Geschäftsbriefe" des großen Knigge zeigen Ihnen jeweils typische englische und amerikanische Besonderheiten, die sich von der deutschen Form unterscheiden.

Format englischer Geschäftsbriefe

Je nachdem, ob Sie mit den USA oder mit dem Rest der englischsprachigen Welt kommunizieren, werden andere Erwartungen an Ihre englischen Geschäftsbriefe gestellt. Diese betreffen:

• die Schreibweise von Datum und Adresse,
• die Anrede des Empfängers und die Grußformel
• sowie die Anordnung der einzelnen formalen Blöcke (Datum, Betreffzeile und Bezugszeichen).

Bei der Schreibweise einzelner Wörter gibt es ebenfalls Unterschiede. Diese können Sie leicht prüfen, indem Sie die Sprachfunktion Ihres Korrekturprogramms auf Englisch/Großbritannien oder Englisch/USA einstellen. Das britische Format ist traditionell für englischsprachige Briefe in der ganzen Welt gebräuchlich. Das hat mit dem weltweiten Einfluss der einstigen Kolonialmacht Großbritannien zu tun. Nur in den USA und ihren Einflussgebieten orientiert man sich am amerikanischen Format.

Der große Knigge-Extra Tipp: Welches Format?

Wählen Sie für Ihre Korrespondenz mit amerikanischen Firmen das in den USA übliche Format, für alle anderen englischen Geschäftsbriefe das britische. Allerdings: Sollte Ihr Firmenbogen für Anschrift, Datum und Bezugszeichen bereits vorgesehene Stellen haben, dann empfehlen wir, diese Formate auch für Ihre Briefe auf Englisch zu nutzen.

Der große Knigge – Mit Takt und Stil zum Ziel

Gesamtform Ihrer englischen Geschäftsbriefe

In englischen Geschäftsbriefen beginnen alle Zeilen am linken Rand. Die erste Zeile der einzelnen Absätze wird nicht eingerückt. Um Ihren Brief optisch aufzulockern, lassen Sie zwischen den Abschnitten eine Zeile frei und schreiben Sie im Flattersatz. Genau so wie Sie es in der deutschen Korrespondenz ebenfalls handhaben.