Die heutigen drei Tipps drehen sich um das große Thema: Englische Geschäftsbriefe. In Teil I ging es um das Format und die Gesamtform Ihrer englische Geschäftsbriefe. In Teil III geht es dann um die formellen Elemente des Brieftextes.
Adresse
In Großbritannien und in den USA steht die Hausnummer vor dem Straßennamen. Darunter steht die Stadt oder auch der Stadtteil, gefolgt von der Stadt. In Großbritannien wird nach Großstädten nur noch die Postleitzahl (britisch: post code) mit angegeben, bei kleineren Orten folgt nach der Stadt noch die Grafschaft (county). Die britische Post empfiehlt, Ort und Postleitzahl in Großbuchstaben zu setzen.
In den USA steht nach der Stadt immer der Staat (state) und dahinter die Postleitzahl (USA: zip code).
Abkürzungen in englischen Geschäftsbriefen
Im Gegensatz zu Großbritannien werden in den USA Straßenangaben gerne abgekürzt: St (Street), Rd (Road) und Ave (Avenue). Unsere Empfehlung: Schreiben Sie Abkürzungen im englischen Geschäftsbrief ohne Punkt. Diese Regel wird im englischsprachigen Raum allerdings nicht konsequent eingehalten. Sie finden zum Beispiel "Mr" neben "Mr." und "NY" neben "N.Y." Besonders bunt treiben es die Amerikaner, die ab und zu selbst in ein und derselben Anschrift Abkürzungen mit und ohne Punkt unterbringen; etwa die Abkürzung "NW" für Northwest neben "Washington, D.C.", die allgemein übliche Schreibweise der US-Hauptstadt.
Der große Knigge-Tipp: Einheitliche Schreibweise für Ihre englischen Geschäftsbriefe
Schreiben Sie "DC" ohne Punkte; dann folgen Sie den neueren Empfehlungen in der Handelskorrespondenz zur Abkürzung von Staaten, machen also nichts falsch und haben ein einheitlicheres Bild.
Eine Übersicht der Abkürzungen für Staaten in den USA und für Grafschaften in Angland/Wales finden Sie in Der große Knigge im Kapitel E52 "Englische Geschäftsbriefe" auf Seite 10.
Telefonnummern in englischen Geschäftsbriefen
Die internationale Vorwahl (international access code oder country code) wird nur bei der internationalen Korrespondenz angegeben, die Vorwahl (area code) steht hingegen immer dabei.
Der Zugangscode für Ferngespräche ist von Land zu Land unterschiedlich, daher lassen Sie ihn weg. In Großbritannien ist er wie in Deutschland 0, in den USA 1.
Bezugszeichen
Im britischen Format stehen die Initialen von Verfasser/in und Sekretär/in in der Schreibweise VV/SS am Briefanfang, im USA Format in der Schreibweise VV:ss am Briefende.
Beispiel: Die Verfasserin heißt Angela Scott, die Schreibkraft Jamie Winter
Britische Schreibweise: AS/JW
Amerikanische Schreibweise: AS:jw
Diese Regelung ist jedoch nicht zwingend und Sie können sie in Ihren englischen Geschäftsbriefen flexibel handhaben. In vielen englischsprachigen Geschäftsbriefen, sowohl in Großbritannien als auch in den USA, finden Sie auch diese Variante:
"Your ref: Inq.VV/787 / Our ref: DR/67"
(Ihr Zeichen/Unser Zeichen).
Diese Bezugszeichen werden entweder unter die Anschrift mit dem Datum in eine Zeile gesetzt oder als Block rechts der Anschrift gesetzt. Wenn Ihr Geschäftsbogen also eine entsprechende Stelle für Bezugszeichen vorsieht, schreiben Sie diese dort hin.
Datum
Achtung: In Großbritannien schreibt man das Datum in der Reihenfolge Tag – Monat – Jahr, in den USA gilt hingegen die Reihenfolge Monat – Tag – Jahr.
Diese Umkehrung kann leicht zu Verwechslungen führen. Wir empfehlen daher, den Monat immer auszuschreiben.
| Datum | GB | USA |
| zeitgemäß | 23 September 2008 | September 23, 2008 |
| traditionell | 23rd September 2008 | September 23rd, 2008 |
Schreibweise und Position des Datums
Heute verzichten Sie in englischen Geschäftsbriefen auf die traditionelle, aber umständliche Schreibweise "1st, 2nd, 3rd, 4th" und auf die ausführliche Form "the 23rd of September" zugunsten einer einfachen, nicht punktierten Schreibweise: "23 September 2008“. In den USA trennt ein Komma den Tag vom Jahr: „September 23, 2008“. Die britische Schreibweise (mit ausgeschriebenem Monat) wird auch in den USA manchmal verwandt. In englischen Geschäftsbriefen steht das Datum am linken Rand, im Privatbrief am rechten. Wenn Sie das Datum in eine Zeile mit den Bezugszeichen setzen, steht es rechts.
Eine Übersicht über Vermerke zur Zustellung und Bearbeitung finden Sie in Der große Knigge im Kapitel E52 "Englische Geschäftsbriefe" auf Seite 13.