Betreffzeile (reference line)
Im GB-Format steht in englischen Geschäftsbriefen die Betreffzeile nach der Anrede und wird unterstrichen oder in Großbuchstaben geschrieben. Im USA-Format steht die Zeile vor der Anrede und braucht daher nicht unbedingt hervorgehoben zu werden. Sie beginnt in englischen Geschäftsbriefen manchmal mit "Re:" oder "Subject:" oder "Subj:". Sie können aber auch darauf verzichten, da es sich ja offensichtlich um eine Betreffzeile handelt.
Der große Knigge-Tipp: Verzichten Sie auf die Nennung von "Re:" oder "Subject" in Ihren englischen Geschäftsbriefen.
- Betreff GB: Your Order No 357/00 of 23 September for 25 AVP-500 Audio-Vision Projectors
- Betreff USA: Delivery of manuals for 25 AVP-500 audio-vision projectors
Und nun zu den formellen Elementen englischer Geschäftsbriefe
Das erste Wort im ersten Satz wird im Unterschied zu deutschen Briefen großgeschrieben, die Absätze im Unterschied zu englischen Fließtexten nicht eingerückt.
Anlagen
Sie geben an, ob dem englischen Geschäftsbriefe eine Anlage (enc) oder mehrere Anlagen (encs) beigelegt werden, und führen die Anlagen einzeln auf. Wir haben für Sie die typischen Anlagen zusammengestellt:
| Auszug/Kontoauszug | statement (of account) |
| Prospekt/Kurzprospekt | leaflet |
| aktuelle … | current … |
| allgemeine Verkaufsbedingungen | general conditions of sale |
| Anweisungen | directions |
| Ausschreibungsunterlagen | tender documents |
| Bericht | report |
| Bestellformular(e) | order form(s) |
| Bewerbungsformular | application form |
| Empfehlungsschreiben | letter of recommendation |
| Führer | guide |
| Garantie | warranty |
| Garantie, Bürgschaft | guarantee |
| Rechnung | invoice |
| Handzettel | flyer |
| in doppelter, dreifacher Ausführung | in duplicate, triplicate |
| Katalog | catalogue (GB), catalog (USA) |
| Lage-/Stadtplan | map |
| Lebenslauf | CV = curriculum vitae |
| Preisliste(n) | price list(s) |
| Proforma-Rechnung | pro-forma invoice (p/i) |
| Prospekt | brochure (üblich), prospectus (selten) |
| Quittung | receipt |
| Scheck | cheque (GB), check (USA) |
| Verkaufsliteratur, auch interne | descriptive literature |
| Veröffentlichungen, auch interne | publication |
| Zeitplan | schedule |
Wenn Sie mehr als eine Anlage haben, führen Sie diese wie in Deutschland untereinander auf.
Alles wichtige zum Thema Anreden und Anschriften des Empfängers Ihrer englischen Geschäftsbriefe finden Sie in Der große Knigge im Kapitel "Englische Geschäftsbriefe" ab Seite 13.
Kopien/Verteiler
Das englische Wort "carbon copy" bedeutet "Durchschlag". Die griffige Abkürzung "cc" (klein und ohne Punkt) hat sich gehalten. Sie können aber auch "copy" oder "copies" schreiben.
extra: Bitte schauen Sie auch in den Tipp "Englische Geschäftsbriefe im Handumdrehen" vom 19. September 2008. Dort finden Sie hilfreiche Redewendungen und Formulierungen für Ihren englischsprachigen Geschäftsbrief.