Englische Korrespondenz: Terminvereinbarungen richtig formulieren

„Das war peinlich!“ Gaby M. aus Vegesack hatte für Ihren Chef das Terminangebot eines englischen Geschäftspartners notiert und bei der Reiseplanung berücksichtigt.
Der englische Kunde hatte in seinem Brief „half ten“ genannt und Gaby M. hatte „halb zehn“ verstanden. Als ihr Chef beim Termin erschien, war kein Engländer zu sehen. Der kam erst um halb elf. Was war passiert?

Im Englischen ist es genau umgekehrt wie im Deutschen: Man sagt umgangssprachlich „half ten“ und meint „halb elf“. Das wusste die Kollegin nicht.

Achtung bei Terminvereinbarungen in Englisch

Terminvereinbarungen in englischer Sprache gehören in vielen Sekretariaten zum Tagesgeschäft. Diese Routine bedeutet aber nicht, dass sich alle Sekretärinnen immer sicher sind, alles richtig zu machen. Denn wir alle wissen: In der englischen Sprache kann man viel falsch machen. Zu den schwierigsten Bereichen gehören die Präpositionen und die Anwendung der Zeiten, aber auch die Höflichkeitsformen. Der SekretärinnenBriefeManager – Der umfassende Korrespondenz-Manager für das moderne Sekretariat – hat die wichtigsten Wendungen für die Korrespondenz rund um Terminvereinbarungen für Sie zusammengestellt.

"a.m." und "p.m."

Schreiben Sie nie wie bei uns üblich z. B. „19.00 Uhr“, im Englischen gibt es nur die zwölfstündige Uhrzeitangabe. Man unterscheidet Vor- und Nachmittag durch den Zusatz von „a. m.“ (für ante meridiem = vor Mittag) und „p. m.“ (für post meridiem = nach Mittag).

Wiederholen Sie Terminangaben in Worten

Präpositionen rund um Ihre englische Terminvereinbarung

·        on Monday afternoon (nicht "at Monday …")

·        at 5 pm* (nicht "on 5 pm") Sie schreiben entweder: "at 5 am" oder "at 5 o’clock in the morning" beziehungsweise schreiben Sie entweder "at 5 pm" oder "at 5 o’clock in the afternoon".

·        in the morning/afternoon/evening (nicht "on or at the morning …")

·        at the trade fair (nicht "on the trade fair")

·        on the morning/afternoon/evening of July 14 (nicht "in the morning of")

·         

Es gibt für die Zeitangaben "am" und "pm" in einer Terminvereinbarung zwei gültige Schreibweisen:

·        am oder a.m. (steht für den Begriff "ante meridiem" und heißt übersetzt: vor  am Mittag, morgens, vormittags)

·        pm oder p.m. (steht für den Begriff "post meridiem" und heißt übersetzt: am Nachmittag, nachmittags) 

Sprechen über die Zukunft – eine Übersicht zur Anwendung der Zeiten in Ihrer Terminvereinbarung

"My boss is meeting a client in Hamburg next week." Verwenden Sie in Ihrer Terminvereinbarung die Verlaufsform der Gegenwart für abgesprochene, vereinbarte Termine.

"We are going to present our new line at the trade fair." Going-to-Futur für Absichtserklärungen – entspricht dem Ausdruck "Wir haben vor ...".

"The presentation will probably take about an hour." Verwenden Sie das Will-Futur für Prognosen.

"I’ll call you back in just a moment." – "We will/shall reserve a room at the Royal Crown Hotel for you." Verwenden Sie das Will-Futur ebenfalls für Versprechen. Das "shall" gilt in diesem Fall als alte, etwas verbindlichere Form (nur bei "I/we").

"We will/shall be showing you our latest model." – "My driver will be waiting for you at the airport." Verwenden Sie die Verlaufsform der Zukunft, um den anderen über einen zukünftigen Ablauf, hier den Ablauf des Termins, ins Bild zu setzen. Das ist sehr zuvorkommend.

"The flight leaves at 9 am." Verwenden Sie die einfache Gegenwart für Fahrplaninformationen.

Diese höflichen Formulierungen sollten Sie in Ihrer Korrespondenz für Terminvereinbarungen verwenden

So drücken Sie Ihr Bedauern höflich aus:

·        Unfortunately ...

·        I’m afraid ...

·        I’m sorry, but …

So bitten Sie höflich um einen Gefallen:

·        Would you be so kind as to ...?

·        Could you perhaps ...?

·        Could you possibly ...?

·        Would it be possible for you to ...?

Wie Sie passend zu Ihrer Terminvereinbarung eine Meeting-Einladung in englischer Sprache formuliert, lesen Sie jetzt in Der SekretärinnenBriefeManager – Ihrem persönlichen Manager für perfekte Korrespondenz. Und so erhalten Sie Ihr 14-Tage-Gratis-Test-Exemplar und Ihr Gratis-Geschenk.