Verfassen Sie Zahlungserinnerungen und Mahnungen in der englischen Korrespondenz ganz bewusst in einem freundlichen Ton. Gehen Sie davon aus, dass der Kunde nur vergessen hat, die Rechnung zu bezahlen. Fordern Sie ihn zur Stellungnahme auf. Nach der 1. Erinnerung erfolgt in der Regel eine Reaktion Ihres Geschäftspartners. Bleibt die aber aus, sollten Sie in der 2. Mahnung bereits gerichtliche Schritte ankündigen.
Assistenz & Sekretariat Inside stellt Ihnen Formulierungsmuster für die 1. bis 3. Mahnung vor:
Deutsch:
Software Solutions
Müllerstraße 3
59555 Lippstadt, Germany
Telefon: +49 29 41 21 40-2
Fax: +49 29 41 21 40-3
Mr. Dave Burns
Chief Accountant
Application Software
25, Mainstreet
Litlle Rock ARC LR 06942
USA
Zahlungserinnerung 23. Juli 2001
Sehr geehrter Herr Burns,
es tut uns leid, Ihnen mitteilen zu müssen, dass Ihre Juni-Zahlung in Höhe von 1.670 $ noch nicht bei uns eingegangen ist. Haben Sie sie vergessen? Bitte prüfen Sie Ihre Unterlagen. Sollten Sie inzwischen gezahlt haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als erledigt. Wir danken für die Zahlung.
Freundliche Grüße
Heinrich Bölting
Buchhaltung
Englisch:
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Müllerstraße 3
59555 Lippstadt, Germany
Telefon: +49 29 41 21 40-2
Fax: +49 29 41 21 40-3
Mr. Dave Burns
Chief Accountant
Application Software
25, Mainstreet
Litlle Rock ARC LR 06942
USA
Reminder 23 July, 2001
Dear Mr. Burns,
we are sorry to tell you that your June payment of $ 1,670 has not reached us. Have you forgotten? Please check your records. If you have already sent your payment, please disregard this notice and accept our thanks for your payment.
Sincerely,
Heinrich Bölting
Accounts
Deutsch:
1. Mahnung 6. August 2001
Sehr geehrter Herr Burns,
bis heute sind keine Zahlungen von Ihnen eingegangen, und wir wundern uns, warum. Vielleicht handelt es sich doch nur um ein Versehen. Bitte teilen Sie uns umgehend mit, falls es einen anderen Grund geben sollte. Wir erwarten den Eingang Ihres Schecks über 1.670 $
Freundliche Grüße
Heinrich Bölting
Buchhaltung
Englisch:
Second Reminder 6 August, 2001
Dear Mr. Burns,
to date, no payments have arrived from your side and we are curious to know why. It is, perhaps, merely an oversight. If there is another reason, please let us know instantly. Otherwise we look forward to receiving your cheque for $ 1,670 as soon as possible.
Sincerely,
Heinrich Bölting
Accounts
Deutsch:
2. Mahnung 20. August 2001
Sehr geehrter Herr Burns,
wir haben Ihnen am 23. Juli und am 6. August mit Kopie Ihres Juni-Auftrags geschrieben. Da Ihre Zahlung schon lange überfällig ist, beginnen wir, uns Sorgen zu machen. Sie können den vereinbarten Händlerrabatt nur in Anspruch nehmen, wenn Sie umgehend zahlen. Haben Sie Probleme, bei deren Lösung wir Ihnen helfen können? Dann rufen Sie uns bitte an, oder faxen Sie uns. Wenn Sie uns einen Scheck über 1.670 $ schicken, werden wir Ihr Konto auf den neuesten Stand bringen. Sie können Ihren Rabatt dann auch künftig in Anspruch nehmen. Falls Sie nicht zahlen, müssen wir den Fall an unsere Rechtsabteilung weiterleiten.
Freundliche Grüße
Heinrich Bölting
Buchhaltung
Englisch:
Final Demand 20 August, 2001
Dear Mr. Burns,
We wrote to you on 23, July and 6, August and enclosed a copy of the invoice for your June order. As your payment is long overdue it is beginning to concern us. To keep your agreed trade discount your payment is vital to us. Are you having problems that we can help you with? By sending us a cheque for $ 1,670 you will bring your account up-to-date and keep your discount. If this is not possible, please call or fax us before Friday as we would otherwise be obliged to pass the matter on to our legal.
Sincerely,
Heinrich Bölting
Accounts