Das kennen Sie sicher: Sie wollen Ihre Korrespondenz korrekt, effektiv und modern gestalten, werden aber häufig von der DIN 5008 allein gelassen. Wie schreiben Sie mehrere Personen an, wo positionieren Sie die Steuernummer und wie setzen Sie ein PS? Auf diese und weitere Fragen geben die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung keine eindeutige Antwort. Wir zeigen Ihnen, wie Sie solche Problemfälle lösen.
1. Wie rede ich mehrere Personen im Brief korrekt an?
Vorab: Reden Sie immer mit Namen an. Ausnahme: Sie kennen diese nicht und können sie auch nicht herausbekommen. Dann geht auch „Sehr geehrte Damen und Herren“. Auf keinen Fall „Sehr geehrte Herren“ schreiben, denn Sie
wissen nie, ob auch eine Frau zu den Angesprochenen gehört.
Wenn die beiden Ansprechpartner einen kurzen Namen haben und in eine Zeile passen, schreiben Sie sie nebeneinander, also:
- Sehr geehrter Herr Partner, sehr geehrte Frau Kaum-Kontakt,(Kontaktpartner zuerst)
- Sehr geehrter Herr A-Gleich, sehr geehrter Herr Z-Berechtigt,(Gleichberechtigte nach dem Alphabet)
- Guten Tag Frau Weiblich, guten Tag Herr Männlich,
(Gleichberechtigte Frau vor Mann)
Wenn die Namen nicht in eine Zeile passen, schreiben Sie die Anrede zweizeilig, also:
- Sehr geehrter Herr Professor Höher,
sehr geehrte Frau Niedriger,
(Hoher Rang vor niedrigerem, unabhängig vom Geschlecht)
2. Darf die Betreffzeile mehr als eine Zeile lang sein?
Ja, das darf sie – warum nicht? Aber bitte nur, wenn sie wirklich nicht in eine Standardzeile passt und zeitgemäß formuliert ist. Mehr als zwei Zeilen sollten Sie aber nicht setzen, sonst ist der Zweck verfehlt, kurz auf den Briefinhalt hinzuweisen.
3. Wohin mit dem Dateivermerk?
Wenn in Ihrem Unternehmen auf dem Briefbogen angegeben wird, wo ein Dokument gespeichert ist, platzieren Sie diesen Vermerk in kleiner Schrift – zum Beispiel acht Punkt – so weit wie möglich links unten an den Briefrand.
4. Wo steht die Steuernummer?
Da die Pflichtangabe der Steuernummer auf Rechnungen sich noch nicht bis zur DIN 5008 herumgesprochen hat, haben Sie die Wahl:
Sie können sie in der gleichen Schriftgröße wie im Brieftext direkt unterhalb des Datums oder der Bankverbindung setzen – je nachdem, was in Ihren Augen optisch besser wirkt.
5. Wie setzt man ein Postskriptum?
Obwohl Studien belegen, dass das PS von den meisten Briefempfängern zuallererst gelesen wird, also einen hohen Aufmerksamkeitswert hat, findet
sich dazu nichts in der DIN 5008.
- Die einzig richtige Schreibweise ist „PS“.
- Setzen Sie ein PS statt eines Anlage- oder Verteilervermerks – sonst wird das Ganze zu unruhig und das PS verliert an Bedeutung. Bringen Sie die Infos über Anlagen oder Verteiler in diesem Fall einfach im Text unter.
- Mehrzeiler werden nicht eingerückt.
- Setzen Sie den Vermerk mit einer Leerzeile Abstand zur gedruckten Unterschrift, also:
Claus Liebold
Geschäftsführer
PS: Bitte jetzt schon vormerken! Das nächste Meeting findet am 13. August 2006 in Berlin statt. Wir freuen uns auf Sie!