Die Bezugszeichenzeile ist in den letzten Jahren aus der Mode geraten. Zu Recht. Die enthaltenen Informationen sind nicht gut lesbar und die Bezugszeichenzeile bietet häufig nicht genug Platz für alle erforderlichen Angaben. Da die Bezugszeichenzeile aber in vielen noch verwendet wird, findet sie in der DIN und auch bei uns Erwähnung. Die zeitgemäße Alternative zur Bezugszeichenzeile ist der Informationsblock.
Dies sind die typischen Angaben einer Bezugszeichenzeile:
- Ihre Zeichen, Ihre Nachricht vom
- Unsere Zeichen, unsere Nachricht vom
- Telefon, Name
- Datum
Wenn auf Ihrem (Firmen-)Briefbogen die Bezugszeichenzeile vorgedruckt ist, geben Sie die individuellen Angaben direkt in der Zeile darunter ein. Das jeweilige erste Zeichen der Eingabe bildet eine Fluchtlinie mit dem jeweiligen Leitwort. Ein Leitwort ist zum Beispiel "Ihre Zeichen".
Sind mehrere Bezugsangaben zu einem Leitwort erforderlich, trennen Sie sie mit jeweils mit einem Komma voneinander.
Die Leitwörter stehen auf Grad 10, 30, 50 und 70 oder entsprechend 24,1/74,9/125,7 und 176,5 mm von der linken Blattkante entfernt.
Möchten Sie zusätzliche Angaben machen, wie zum Beispiel Telefax- und E-Mail-Anschluss, kann dies laut DIN 5008 in der Kommunikationszeile erfolgen.
Wie Sie die Vorgaben der DIN 5008 optimal auf Ihren Firmenbriefbogen anwenden, lesen Sie Das Sekretärinnen-Handbuch.
Kommunikationszeile
Die Kommunikationszeile beginnt in Höhe der letzten Zeile des Anschriftenfeldes und steht rechts daneben und beginnt auf Grad 50, also 125,7 mm vom linken Blattrand. Inhaltlich passt sie gut in die Spalte der Angaben "Telefon".
Beachten Sie: Wenn zwischen zwei oder mehreren Leitwörtern ein Komma steht, beispielsweise "Ihre Zeichen, Ihre Nachricht vom", werden die Texte darunter nicht durch ein Komma, sondern durch einen Leerschritt getrennt. Falls Ihr Briefbogen keine Bezugszeichenzeile vorgibt, empfehlen wir Ihnen, den Informationsblock zu verwenden.
Der Informationsblock setzt sich in vielen Unternehmen immer mehr durch, weil
- die Bezugszeichenzeile nicht mehr für alle Informationen, die Sie dem Korrespondenzpartner mitteilen möchten, ausreicht (denken Sie nur an E-Mail-Adressen und Faxnummern),
- der Informationsblock sehr lesefreundlich und kundenorientiert ist: der Empfänger erhält dort wichtige Informationen auf einen Blick.
Verzichten Sie daher bei der nächsten Überarbeitung des Firmenbriefbogens auf die herkömmliche Bezugszeichenzeile zugunsten des Informationsblocks.