Office-Korrespondenz aktuell bietet Ihnen in jeder Ausgabe Tipps zur DIN 5008. Ein paar davon fasse ich hier bei Sekada Daily regelmäßig für Sie zusammen.
So gestalten und positionieren Sie die E-Mail-Adresse nach der DIN 5008 korrekt auf Ihrem Briefbogen
Ohne E-Mail geht heute nichts mehr. Das bedeutet, dass Sie Ihre E-Mail-Adresse bei Ihrer Korrespondenz immer mit angeben sollten. Wohin aber mit der eigenen E-Mail-Adresse? Die Platzierung der E-Mail-Adresse ist sehr einfach, wenn Sie statt mit der veralteten Betreffzeile mit dem zeitgemäßen Informationsblock arbeiten.
Was tun, wenn Ihr Briefbogen neben einer festen Bezugszeichenzeile keinen Platz für die E-Mail-Adresse hat? Dann kommt die sogenannte Kommunikationszeile ins Spiel: Die Kommunikationszeile beginnt laut der DIN 5008 bei 125,7 mm (50er-TAB) vom linken Blattrand in Höhe der letzten Zeile des Anschriftenfelds.
Wie Sie den Dateivermerk nach der DIN 5008 richtig positionieren und gestalten
In einigen Unternehmen ist es üblich, auf dem Briefbogen mit anzugeben, wo ein Dokument gespeichert wurde. So ist es immer ruck, zuck wieder zu finden. Auch wenn Sie selbst einmal nicht da, krank oder verreist sind, würde ein Mitarbeiter den Brief schnell finden, falls er ihn überarbeiten oder ein ähnliches Schreiben an eine andere Person verschicken muss.
Leider sagt die DIN 5008 nicht viel zur korrekten Platzierung des Dateivermerkes. In der Praxis hat es sich aber als sinnvoll erwiesen, den Dateinamen an das Ende der jeweiligen Seite zu setzen, entweder an den linken oder rechten Rand.
Mein Tipp: Verwenden Sie für den Dateivermerk eine kleinere Schrift, zum Beispiel 7 - 8 Punkt. So fällt der Dateivermerk am wenigsten auf. Achten Sie darauf, dass Sie die Ordner professionell benennen und der Empfänger keine Informationen daraus ableiten kann, die ihn nichts angehen. Der Dateivermerk C:AnschreibenBrief37.doc wird beim Empfänger keinen besonders guten Eindruck hinterlassen und wirft eher die Frage auf, wofür so ein Hinweis gut sein sollte.