Seit der letzten Überarbeitung im Jahr 2001 äußert sich die DIN 5008 zu E-Mail-Adressen. Doch die in der DIN 5008 gemachten Aussagen sind schon altbekannt. Der Vollständigkeit halber hier alle Empfehlungen rund ums Thema E-Mail und E-Mail-Adresse auf einen Blick. Alle Empfehlungen beziehen sich auf E-Mails als Geschäftsbriefersatz - nicht auf rein betriebsinterne Mails.
Platzieren Sie Ihre E-Mail-Adresse entweder in der Kommunikationszeile oder im Informationsblock.
DIN-Vorgabe 1: Zeilenabstand
Der Zeilenabstand ist, wie im Geschäftsbrief, einzeilig.
DIN-Vorgabe 2: Anschrift
Es soll eine eindeutige E-Mail-Adresse verwendet werden.
Das meint Das Sekretärinnen-Handbuch dazu: Das ist klar. Ohne eine eindeutige und korrekte E-Mail-Adresse kann die E-Mail nicht beim Empfänger ankommen. Weitere Selbstverständlichkeiten zum Verteiler und dem Betreff ersparen wir uns an dieser Stelle.
DIN-Vorgabe 3: Anrede
Die Anrede ist fester Bestandteil einer E-Mail. Sie wird, wie im Geschäftsbrief, mit einer Leerzeile vom weiteren Text abgesetzt.
DIN-Vorgabe 4: Text
Schreiben Sie den Fließtext Ihrer E-Mail ohne Worttrennungen. Abschnitte und Absätze werden in E-Mails genauso dargestellt wie in herkömmlichen Briefen.
DIN-Vorgabe 5: Abschluss
Der Abschluss erfolgt in der Regel mit einem elektronischen Textbaustein. Im Sprachgebrauch sagt man dazu „Signatur".
Die Signatur besteht aus:
- Gruß
- Firmennamen
- Vor- und Zunamen des Absenders
- Adresse
- Telefonnummer
- Faxnummer
- E-Mail-Adresse
- Internet-Adresse