Schwierigkeiten treten gelegentlich auf, wenn es um folgendes geht: Wie oft schalte ich nach der Nennung des Firmennamens, wie oft vor und wie oft nach "ppa." oder "i. A.", bevor ich den maschinenschriftlichen Namen schreibe?
Die DIN gibt dazu keine Erläuterungen, sondern nur Beispiele in den Musterbriefen: Die drei Leerzeilen vor der maschinenschriftlichen Wiederholung werden in den Beispielen beibehalten.
Beispiel 1 für eine Grußformel mit Erweiterung:
Mit freundlichen Grüßen
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OfficeWorld
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ppa. Bernd Werner (Unterschrift)
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Bernd Werner
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Anlage
Der SekretärinnenBriefeManager - Ihr persönlicher Manager für perfekte Korrespondenz
Beispiel 2 für eine Grußformel mit Erweiterung:
Mit freundlichen Grüßen
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OfficeWorld
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ppa. Claudia Hovermann i.V. Elke Bauer
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Claudia Hovermann Elke Bauer
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Anlage
Beachten Sie bitte: Die Empfehlung des SekretärinnenBriefeManagers lautet, dass Sie Ihre Unterschriftsvollmacht, zum Beispiel "ppa." oder "i. A.", ebenfalls mit der Hand vor Ihre Unterschrift setzen. Denn nach § 51 HGB hat der Prokurist in der Weise zu zeichnen, dass er der Firma seinen Namen mit einem die Prokura andeutenden Zusatz beifügt.
Das heißt: Der Prokurist schreibt "ppa." mit der Hand. Dies lässt sich auf die anderen Unterschriftsvollmachten übertragen. Der SekretärinnenBriefeManager widerspricht damit den Regelungen der DIN 5008. Laut unserer Empfehlung sähe der Unterschriftenblock so aus:
Beispiel 3 für eine Grußformel mit Erweiterung:
Mit freundlichen Grüßen
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OfficeWorld
Consulting GmbH
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ppa. Ulf Mertens (Unterschrift)
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Ulf Mertens
Wenn Sie mehr als drei Leerzeilen für eine Unterschrift benötigen, ist dies laut DIN erlaubt.