Ihre Geschäftsbriefe sind ein wichtiges Aushängeschild Ihrer Firma. Erhält ein Geschäftspartner oder Kunde von Ihnen einen Brief, fällt sein Blick in der Regel als Erstes auf das Anschriftfeld. Auch in puncto Anschriften hält die DIN 5008 einige Gestaltungs- und Schreibregeln für Sie parat - jedoch nicht alle. Wie Sie in Ihren Geschäftsbriefen sowohl die geschriebenen als auch die ungeschriebenen Regeln überzeugend umsetzen, verraten Ihnen diese Empfehlungen.
1. Verwenden Sie keine Leerzeilen in der Anschrift
Leerzeile nach dem Versendungsvermerk? Fehlanzeige! Leerzeile nach der Straße? Auch Fehlanzeige. Die Deutsche Post AG möchte nicht, dass Leerzeilen in der Adresse verwendet werden - und das steht auch so in der DIN 5008. Wenn Sie Briefe nicht nach DIN 5008 beschriften, besteht die Gefahr, dass sie länger unterwegs sind.
2. Schreiben Sie Versendungsvermerke nicht fett
Zu den Versendungsvermerken gehören unter anderem "Persönlich", "Vertraulich", "Vorab per Fax" oder "Einschreiben". Heben Sie den Versendungsvermerk in der Anschrift nicht optisch hervor - weder durch Fettdruck noch durch Versalien (Großbuchstaben).
Beachten Sie: Die Zeilen 1 bis 3 des Anschriftfeldes sind entweder frei oder vorgesehen für die Angabe der Sendungsart, Versendungsform oder Vorausverfügung. Besteht der Versendungsvermerk aus nur einer Zeile, beginnt er nach der DIN 5008 in der dritten Zeile und steht ohne Leerschritt zur restlichen Adresse. Für die Anschrift stehen Ihnen nach DIN 5008 insgesamt neun Zeilen zur Verfügung.
3. Verwenden Sie keine Länderkennzeichen in der Anschrift
Seit über zehn Jahren sind Länderkennzeichen in der Anschrift verpönt. Das Land schreibt man einfach in Großbuchstaben auf Deutsch in die letzte Zeile der Anschrift. Das ist eine Vorgabe der Deutschen Post AG und steht auch so in der DIN 5008. Der Bestimmungsort wird in der Landessprache und versal geschrieben.
Tipp: Prüfen Sie Ihre E-Mail-Signatur In vielen Signaturen steht noch "D" für Deutschland vor der Postleitzahl. Das würde Ihr Geschäftspartner dann ja auch so übernehmen, was falsch wäre. Schreiben Sie stattdessen einfach "GERMANY" unterhalb des Ortes, damit liegen Ihre Geschäftspartner nach DIN 5008 und Postvorschriften richtig.
4. Schreiben Sie in der Adresse nicht mehr "An"
Wenn man ans Finanzamt schrieb, stand dort früher "An das Finanzamt" - was auch sonst? Doch das "An" gilt als über- flüssig und veraltet. Egal, wen oder welche Institution Sie anschreiben, verzichten Sie auf "An". Personen werden ebenfalls nicht mehr mit "An", "An die" oder "An den" angeschrieben. Selbst bei Briefen beispielsweise an den Bundespräsidenten oder die Bundeskanzlerin verzichten Sie richtigerweise auf diese Zusätze.
5. Schreiben Sie immer "Frau" und "Herrn" in der Anschrift
In der DIN 5008 finden sich Beispiele für Anschriften, in denen auf "Frau" oder "Herrn" verzichtet wird. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie das auch tun sollten - schließlich ist eine Anrede ein Zeichen von Höflichkeit. Schreiben Sie "Frau/Herrn" in eine gesonderte Zeile, wenn der Platz es zulässt. Und schreiben Sie nie "Fr." oder "Hr.". Diese Abkürzungen sind unhöflich und wirken stillos.
6. Ladies first - diese Regel gilt bei Anschriften nicht immer
Bei privaten Briefen steht der Name der Frau zuerst, der des Mannes danach. Bei Geschäftsbriefen richtet sich die Reihenfolge der Namen nicht nach dem Geschlecht, sondern streng nach der hierarchischen Stellung im Unternehmen oder in der Behörde.
7. Verzichten Sie auf das Wort "Firma"
Auf den Zusatz "Firma" verzichten Sie, wenn klar erkennbar ist, dass es sich bei dem Empfänger um ein Unternehmen handelt, beispielsweise durch Zusätze wie AG, GmbH, KG und weitere Unternehmensformen.
Lässt sich am Namen des Adressaten nicht erkennen, dass es sich um eine Firma handelt, ergänzen Sie die Anschrift um den Zusatz "Firma".
Beachten Sie: "Firma" wird nicht abgekürzt.
8. Verwenden Sie nicht "z. H." und "c/o"
Der Zusatz "z. H." (zu Händen) vor dem Namen des Empfängers ist überflüssig, da allen Beteiligten klar ist, dass der namentlich genannte Empfänger die Sendung erhalten soll. Verzichten Sie auch auf das "c/o" (care of). Es ist dem Amerikanischen entliehen und im deutschen Schriftverkehr nicht üblich. Hinzu kommt, dass es von vielen nicht verstanden wird. Und Verwirrungen und Missverständnisse sollten Sie mit Ihrer Korrespondenz nicht erzeugen.
9. Schreiben Sie "Persönlich", wenn nur der Empfänger öffnen darf
Soll die Post von dem Empfänger persönlich geöffnet werden, ist es nicht ausreichend, wenn Sie den Empfänger zuerst und dann die Firmen- oder Behördenbezeichnung nennen. Wenn Sie deutlich machen wollen, dass ein Brief, den Sie an ein Unternehmen schicken, nur vom Empfänger persönlich geöffnet werden darf, dann müssen Sie die Sendung mit "Persönlich" oder "Vertraulich" kennzeichnen.
10. Welche Amts-, Berufs- und Funktionsbezeichnungen werden in der Anschrift genannt?
Es gilt: Ehre, wem Ehre gebührt! Sind Ihnen die Funktions- und Berufsbezeichnungen Ihrer Adressaten bekannt, sollten Sie davon Gebrauch machen.