Würden Sie gern auf Ihren ausgehenden Briefen vermerken, in welchem Verzeichnis und unter welchem Namen diese abgespeichert sind? Immerhin würden Sie den Brief in Ihrem PC in Sekundenschnelle wiederfinden – vorausgesetzt, die Kopie des Schreibens liegt Ihnen vor. Auch Ihre Vertretung bei Krankheit oder Urlaub würde den Brief schnell finden, falls sie ihn überarbeiten oder ein ähnliches Schreiben an eine andere Person verschicken muss.
Wohin mit dem Dateivermerk?
Da Briefbögen alle sehr unterschiedlich gestaltet sind, ist es schwierig, eine allgemein gültige Empfehlung zur Positionierung des Dateivermerks zu geben. Für die meisten Briefbögen scheint es am sinnvollsten, den Dateinamen an das Ende der jeweiligen Seite zu setzen, entweder an den linken oder rechten Rand. Verwenden Sie eine kleinere Schrift, zum Beispiel 8 Punkt.
Kurze Tipps, Neuigkeiten für Ihre Sekretariatsarbeit und Wichtiges rund um das Thema Korrespondenz lesen Sie in den Korrespondenz-Tipps des SekretärinnenBriefeManagers.
Eine andere Möglichkeit: Setzen Sie den Dateivermerk gleich hinter Ihr Diktatzeichen, dann allerdings in 12-Punkt-Schrift.
Beispiel: al-ch/C:\SBM-8-2008\K-Tipps-DIN5008.doc
So fügen Sie den Dateivermerk ein:
- Wählen Sie im Menü EINFÜGEN den Befehl FELD.
- Klicken Sie dann unter KATEGORIE auf DOKUMENTINFORMATIONEN.
- Markieren Sie in der rechten Liste das Feld DATEINAME oder FILENAME.
- Klicken Sie danach auf FELDFUNKTIONEN. Der Button OPTIONEN erscheint.
- Klicken Sie nun auf OPTIONEN.
- Wechseln Sie in die Registerkarte SPEZIFISCHE SCHALTER.
- Klicken Sie erst den Schalter \P und dann HINZUFÜGEN an.
- Bestätigen Sie zweimal mit OK.
- Word fügt nun den kompletten Pfad der Datei an der aktuellen Cursorposition ein.