In der DIN 5008 wird die Schreibweise beim Diktatzeichen nicht ausdrücklich geregelt. Es finden sich zwar Beispiele für Diktatzeichen in den Musterbriefen, von denen darf man jedoch keine weiteren Empfehlungen ableiten - so die DIN.
In den Musterbriefen werden die Diktatzeichen insgesamt mit Kleinbuchstaben geschrieben. Deshalb sind in unseren Beispielen die Diktatzeichen auch in Kleinbuchstaben geschrieben. Platzieren Sie das Diktatzeichen hinter oder unterhalb des Datums.
Beispiele für Diktatzeichen:
ch-fe
ll-pr
Der Verfasser wird im Diktatzeichen immer zuerst genannt. Ob er jetzt Christof Heinze heißt oder das "ch" die Anfangsbuchstaben seines Nachnamens sind, kann man nicht erkennen. Es ist auf jeden Fall sein Kürzel. Das Gleiche gilt für das "fe", das für alles Mögliche stehen kann.
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Die Zeichen des Bearbeiters, in diesem Fall wahrscheinlich Ihr Sekretärinnen-Zeichen und das des Verfassers, also Ihres Chefs, werden im Diktatzeichen durch einen Bindestrich voneinander getrennt. Gibt es mehrere Verfasser, dann werden deren Zeichen durch Schrägstriche voneinander getrennt.
Beispiel für Diktatzeichen eines Verfassers und einer Sekretärin:
ch-cl
Beispiel für Diktatzeichen mehrerer Verfasser und einer Sekretärin:
ch/eh-cl