"Was ist nun eigentlich richtig?", werden wir in der Redaktion häufig gefragt. "Verwendet man in der Korrespondenz die Bezugszeichenzeile oder den Informationsblock?" Richtig ist, dass Sie beides verwenden können, also die Bezugszeichenzeile oder den Informationsblock, wobei der Informationsblock die zeitgemäße und mehr empfängerorientierte Alternative ist.
Der Informationsblock beginnt in Höhe der ersten Zeile des Anschriftenfelds auf Grad 50 beziehungsweise 125,7 mm vom linken Blattrand entfernt.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Da Ihr Firmenbriefpapier möglicherweise ausgerechnet da ein Logo hat, handhaben Sie die Millimeterangabe flexibel. Orientieren Sie sich bei der Platzierung des Infoblocks an den Vorgaben Ihres Briefpapiers, die Sie auch nach der DIN 5008 schlecht ignorieren können. Anstelle von "Name" können Sie auch die Formulierung "Ihr Gesprächspartner" beziehungsweise "Ihre Gesprächspartnerin" verwenden.
Die DIN 5008 gibt eine Reihenfolge vor, in der die verschiedenen Informationen aufgeführt werden sollen:
Ihr Zeichen:
Ihre Nachricht vom:
Unser Zeichen:
Unsere Nachricht vom:
#
Name:
Zimmer:
Telefon:
Mobil:
Telefax:
E-Mail:
Internet:
#
Datum:
Das Sekretärinnen-Handbuch liefert Ihnen in den Office-Tipps kurze und aktuelle Tipps und Informationen zu allen Sekretariatsbereichen.
So ein großer Informationsblock?
Der Informationsblock mag Ihnen sehr groß vorkommen. Es ist nicht erforderlich, alle Angaben zu machen. Sie können nicht benötigte Zeilen weglassen – die nachfolgenden rutschen dann jeweils eine Zeile höher. Die Reihenfolge sollten Sie beibehalten, da sie sinnvoll ist.