Die DIN 5008, in der die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung festgelegt sind, gibt die Empfehlung, Kopievermerke ans Briefende und, falls vorhanden, auch nach dem Anlagevermerk zu setzen.
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Ist dort nicht genug Platz, können Sie den Kopievermerk auch nach rechts rücken. Nach der DIN 5008 beginnen Kopie- und Anlagevermerke wie in den unten stehenden Beispielen 2,41 cm beziehungsweise 12,57 cm von der linken Blattkante entfernt.
Der Kopievermerk steht mit einer Leerzeile Abstand zur maschinenschriftlich wiederholten Unterschrift. Das Wort "Verteiler" oder "Kopie" können Sie fett hervorheben – ohne Doppelpunkt.
Darunter ist dann aufgeführt, an wen das Schreiben verteilt wird beziehungsweise wer eine Kopie erhält.
Der SekretärinnenBriefeManager-Tipp: Wenn Sie mehrere Kopie-Empfänger haben, dann sollten Sie die Nachnamen alphabetisch sortieren. Eine hierarchische Reihenfolge bringt häufig Probleme mit sich.
Beispiel 1 für die Platzierung des Kopie-Vermerks:
Freundliche Grüße
#
Berger GmbH
#
# (Unterschrift)
#
Ulf Mertens
#
Anlage
1 Broschüre
#
Kopie
Peter Müller
Beispiel 2 für die Platzierung des Kopie-Vermerks:
Freundliche Grüße Anlage
# 1 Broschüre
Berger GmbH
#
# (Unterschrift)
#
Ulf Mertens Kopie
# Peter Müller