In einigen Firmen oder Büros ist es üblich, auf dem Briefbogen durch einen Dateivermerk mit anzugeben, wo ein Dokument gespeichert wurde. So ist es immer ruck, zuck wieder zu finden. Auch Ihre Vertretung kann bei Krankheit oder Urlaub den Brief Dank des Dateivermerks schnell finden, falls sie ihn überarbeiten oder ein ähnliches Schreiben an eine andere Person verschicken muss. Der Dateivermerk ist für den Empfänger völlig unwichtig. Platzieren Sie den Dateivermerk deshalb so, dass er wenig auffällt und nicht zu Irritationen führt. Am sinnvollsten erscheint es, Sie setzen den Dateivermerk an das Ende der jeweiligen Seite, entweder an den linken oder rechten Rand. Verwenden Sie eine kleinere Schrift, zum Beispiel 8 Punkt. So fällt der Dateivermerk am wenigsten auf. Weniger schön, aber auch möglich: Sie platzieren den Dateivermerk hinter dem Diktatzeichen.
Beispiel: ph-cd/C:\BBN-2-2012\DIN5008.doc
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Beachten Sie bitte: Das Einsetzen des Dateivermerks kann peinlich sein, wenn Ihre Verzeichnisse nicht ganz neutral bezeichnet werden. Eine Antwort auf eine Reklamation darf auf keinen Fall auf dem Briefbogen so erscheinen: C:\Beschwerden\Wiederholt\Meyer23.doc.
Mit so einem Dateivermerk vermitteln Sie den Eindruck, dass sich ständig Kunden in Ihrem Unternehmen beschweren. Diesen Eindruck möchten Sie mit Sicherheit vermeiden.
So fügen Sie den Dateivermerk ein
Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der der Dateivermerk eingefügt werden soll. Wählen Sie im Menü EINFÜGEN den Befehl FELD. Bei Word 2007 gehen Sie nach EINFÜGEN zuerst auf den Befehl SCHNELLBAUSTEINE, dann auf FELD – ab dann sind die Schritte bei allen Programmen gleich:
In Word 2007 finden Sie hier den Menüpunkt FELD.
- Klicken Sie unter BITTE EIN FELD AUSWÄHLEN (bei Word 2000 klicken Sie unter KATEGORIE auf DOKUMENTENINFORMATIONEN) auf die Kategorie DOKUMENTENINFORMATIONEN.
- Im Feld FELDNAME(N) markieren Sie bitte das Wort FILENAME.
- Danach klicken Sie das Feld FELDFUNKTIONEN an.
- Danach gehen Sie bitte auf OPTIONEN.
- Wechseln Sie in die Registerkarte SPEZIFISCHESCHALTER.
- Klicken Sie den Schalter P an und danach auf das Feld HINZUFÜGEN.
- Bestätigen Sie zweimal mit OK. Word fügt nun den kompletten Pfad der Datei an der aktuellen Cursorposition ein.
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