Für einen professionellen Geschäftsbrief ist ein korrekter Unterschriftenblock von essentieller Bedeutung. Die DIN 5008 macht folgende Angaben dazu.
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Ein vollständiger Unterschriftenblock enthält laut DIN 5008
- die Grußformel
- die Bezeichnung des Unternehmens bzw. der Behörde
- rechtliche Zusätze wie i. A., i. V. ppa.
- die handschriftliche Unterschrift
- gegebenenfalls maschinenschriftliche Angaben zum oder zu den Unterzeichnenden
Der Korrespondenz Training kompakt-Tipp: Verzichten Sie im Unterschriften- block nie auf die maschinenschriftliche Angabe der Position und des vollständigen Namens. So weiß der Empfänger dank des Unterschriftenblocks, welche Funktion Sie bzw. Ihr Chef bekleiden und er kann sofort entnehmen, ob er mit einer Frau oder einem Mann korrespondiert. Denn allein aus dem Nachnamen kann der Empfänger nicht ableiten, ob der Absender männlich oder weiblich ist und die handschriftliche Unterschrift allein ist oft unleserlich.
Beachten Sie außerdem die folgenden formalen Angaben der DIN-5008 zum Unterschriftenblock:
- Setzen Sie den Gruß vom Text durch eine Leerzeile ab.
- Lassen Sie eine Leerzeile Raum zwischen Gruß und Angabe der Unter-nehmensbezeichnung.
- Schreiben Sie Zusätze wie i. A., i. V. und ppa. zwischen der Unternehmensbezeichnung und der maschinenschriftlichen Angabe des Namens oder setzen Sie den rechtlichen Zusatz vor die maschinen-schriftliche Namensangabe.
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