Vielfach wird Informationen in Briefen nicht genug Aufmerksamkeit geschenkt, ganz einfach, weil der Empfänger beim Schnelllesen den Inhalt nicht sofort erfassen kann.
Beachten Sie deshalb bei Ihrer Korrespondenz folgende drei Punkte:
1. Machen Sie sich klar, was Sie rüberbringen wollen.
Fakten allein genügen nicht. Es geht auch darum, auf welcher Gefühlsebene Sie schreiben. Wollen Sie eher förmlich kommunizieren oder freundschaftlich? Soll der Grundton des Briefs sachlich oder humorvoll sein? Wollen Sie den Empfänger etwas unter Druck setzen, oder wollen Sie ihn nur informieren?
2. Drücken Sie sich klar aus.
Vage Formulierungen und um den heißen Brei herumreden hilft niemandem. Der Empfänger fühlt sich eher auf den Arm genommen, denn hinter der harmlosen Phrase wird der wahre Sinn meist erkannt. Besser ist es, direkt aber höflich und wertschätzend zu sagen, worum es geht.
3. Gehen Sie auf den Empfänger ein.
Briefe sollten überwiegend die Gefühle und den Nutzen des Empfängers berücksichtigen. Wenn Sie sich beim Schreiben zu sehr mit Ihren Absichten beschäftigen, haben Sie zwar etwas für sich getan, ob der Brief aber seinen Zweck erreicht, ist fraglich.