Lesezeit ist knapp, und pausenlos rauschen Informationen an uns vorbei. Deshalb wird heute zunehmend selektiv – das heißt auswählend – gelesen. Unterstützen Sie diese Leseweise deshalb durch Hervorhebungen in Ihren Brieftexten. Damit erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Informationen vom Leser vollständig aufgenommen werden.
Die Kommunikationsberaterin Karin Büchner empfiehlt folgende Vorgehensweise:
1. Geben Sie Querlesern Stichwörter.
Wer beim Überfliegen des Textes auf interessante Kernsätze und Impulse stößt, wird sich eher auf den Gesamttext einlassen. Beispiele: „Sie sparen dabei ...“, „Ihr Vorteil liegt auf der Hand ...“, „Sie gewinnen damit ...“
2. Platzieren Sie Absätze sinnvoll und gezielt.
Sie gliedern den Text dadurch optisch und strukturieren ihn gleichzeitig inhaltlich.
3. Setzen Sie Hervorhebungen ein, allerdings in Maßen.
Die Vielfalt der Möglichkeiten am PC bietet viel Überflüssiges und Unbrauchbares. Verzichten Sie auf Spielereien!
Nutzen Sie folgende Hervorhebungsarten:
- halbfett:geeignet für selektives Lesen, zum Betonen von Begriffen und kurzen Sätzen, die auf keinen Fall länger als eine Zeile sein dürfen. Das wirkt stark gliedernd.
- kursiv:dient zur systematischen Auszeichnung von Begriffen, Zitaten und Hierarchien. Das Gesamtbild des Textes bleibt ruhig.
- versal: eignet sich gut für Headlines oder Slogans. Im Fließtext wirken Versalien eher störend. Hierfür eignen sich besser Kapitälchen: der Form nach ebenfalls Großbuchstaben, die proportional den Kleinbuchstaben des Alphabets angepasst sind. Echte Kapitälchen gibt es allerdings nicht für alle Schriften.
- Andere Schriftgrößenkommen für Überschriften in Frage. Der Größenunterschied zur Grundschrift soll mindestens 2 Punkt betragen.
- Unterstreichungenstammen aus der Zeit der Schreibmaschine. Sie sind bei redaktionell-journalistischer Arbeit und Typewriter-Schriften (z. B. Courier) am Platz.
E-Mail oder Voice-Mail?
Wonach entscheiden Sie eigentlich, wann Sie eine E-Mail senden oder einem nicht anwesenden Kollegen oder Mitarbeiter auf seineVoice- Mail sprechen?
Hier eine Grundregel:
Wenn Ihre gesprochene Botschaft länger als 30 Sekunden dauern könnte, dann schreiben Sie besser gleich eine E-Mail.
So werden Ihre E-Mails gerne gelesen
Schreiben Sie nicht über den Bildschirmrand hinaus und halten Sie Ihre Sätze kurz. Sie sollten nicht mehr als 10 bis 25 Wörter haben. Je kürzer die Sätze sind, desto angenehmer sind Ihre E-Mails zu lesen.
Und: Achten Sie trotz der Schnelle auf Rechtschreibung. Lesen Sie Ihre Mail durch, bevor Sie sie abschicken. Fehler kommen nie gut an.