Manchmal ist ein E-Mail-Fehler nur Anlass zum Lachen – manchmal kann er einen sogar den Job kosten. Oder die Karriere. Wie in diesem Fall: Der Mitarbeiter eines großen, bekannten Softwareunternehmens wollte drei neue Kollegen per E-Mail vorstellen, kopierte deren Namen aus einer Excel-Tabelle, fügte sie in Outlook in die E-Mail ein und verschickte sie an alle Kollegen. So weit, so gut. Er hatte nur eine Kleinigkeit übersehen! Outlook hängte der Mail vom Absender unbemerkt die ganze Excel-Tabelle an, in der auch die Gehälter eingetragen sind. Ein Klick auf die Namen der neuen Kollegen – und schon wussten alle anderen, wer was verdient. Die Mail kam das Unternehmen teuer zu stehen – denn viele Arbeitnehmer verhandelten daraufhin ihr Gehalt nach.
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Folge für den unglücklichen E-Mail-Versender: Er erhielt eine ziemlich deutlich formulierte Abmahnung, wurde über einen langen Zeitraum nur noch für einfachere Aufgaben eingesetzt – und lange Zeit nicht befördert.
Rechtlich gesehen: Solche E-Mail-Fehler sind kein Grund für Kündigung oder Abmahnung. Dazu müsste der Arbeitgeber erst einmal beweisen oder zumindest glaubhaft machen, dass der Arbeitnehmer den E-Mail-Fehler vorsätzlich (= Kündigung) oder grob fahrlässig (= Abmahnung) begangen hat. Ein Karrierehindernis sind solche E-Mail-Fehler aber allemal, wie ja der Fall beweist. Deshalb empfehle ich Ihnen als wirksamen Schutz vor E-Mail-Fehlern bei allen wichtigen E-Mails, die an größere Verteiler gehen, Folgendes:
Die fünf Anti-E-Mail-Fehler-Tipps
1. E-Mail-Fehler: Anonyme Empfänger. Sie wollen eine E-Mail an mehrere Empfänger schicken, die Empfängeradressen sollen aber nicht sichtbar sein? Schreiben Sie in diesem Fall Ihre eigene Adresse in das Feld "An" – und alle anderen in das Feld "BCC" (blind carbon copy). Ist in Ihrem Unternehmen das Verwenden von "BCC" untersagt, weil es nicht en Regeln der "offenen Kommunikation" entspricht, legen Sie in Outlook einen Verteiler an – zum Beispiel "Mitarbeiter" oder "Presseverteiler", in dem alle Empfänger-E-Mails eingetragen werden. In diesem Fall sieht der Empfänger nur, dass die E-Mail an den Verteiler "Mitarbeiter" oder "Presseverteiler" geschickt wurde – kann aber die einzelnen Empfänger nicht "auslesen".
2. E-Mail-Fehler: Automatische Empfänger. Es ist zwar ein scheinbar simpler Tipp – aber sein Nicht-Beherzigen ist Auslöser von geschätzten 80 % (Heise-Online) aller E-Mail-Fehler: Prüfen Sie vor dem Abschicken der Mail genau, ob Sie den richtigen Empfänger eingetragen haben. Denn Achtung: Einige E-Mail-Programme schlagen bereits benutzte Adressen automatisch vor. Hier passieren E-Mail-Fehler besonders leicht. Das Gleiche gilt für Anhänge: Schicken Sie idealerweise zunächst eine Test-Mail an sich selbst – und prüfen Sie, ob alles in Ordnung ist.
3. E-Mail-Fehler: Alte Mail-Dialoge. Schicken Sie keine älteren E-Mail-Konversationen mit, die Infos enthalten, die nicht für den Empfänger bestimmt sind. Scrollen Sie deshalb nach dem Schreiben der Mail nach unten und löschen Sie den alten Text, den viele E-Mail-Programme automatisch einfügen.
4. E-Mail-Fehler: Falsche Empfänger. Fügen Sie in Ihre E-Mails an eine größere Gruppe "Externer" immer einen Hinweis ein, der die Nutzung irrtümlich erhaltener E-Mails untersagt. Dieser Hinweis lässt sich bei den meisten Programmen automatisch als Signatur einfügen. Haben Sie eine E-Mail an einen oder mehrere falsche Empfänger verschickt, entschuldigen Sie sich umgehend per Mail oder persönlich beim Empfänger. Das Gleiche gilt für Irrtümer mit Anhängen.
5. E-Mail-Fehler: Anhang vergessen. Einige Anbieter bieten die Möglichkeit, irrtümlich verschickte E-Mails zurückzuholen. Zum Beispiel Google Mail. Dazu aktivieren Sie in Ihrem E-Mail-Konto unter "Google Labs" die Funktion "Versand rückgängig machen". Danach haben Sie nach jedem Versand ein paar Sekunden Zeit, das Verschicken der Nachricht abzubrechen. Auch gegen den häufigsten E-Mail-Fehler, den vergessenen Anhang, bietet Google Mail Abhilfe. Sie erhalten nach der Aktivierung jedes Mal einen Hinweis, wenn Sie in der E-Mail einen Anhang erwähnen – aber keiner an der Mail dranhängt. Können Sie Google Mail nicht nutzen – bleibt es beim Tipp: Senden Sie erst eine Test-Mail an sich selbst – und lesen Sie Ihre E-Mails generell vor dem Versenden noch einmal durch!