Eine reibungslose Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Chef ist die Grundvoraussetzung für eine gute und effiziente Zusammenarbeit. Mit den folgenden Kommunikations-Strategien können Sie das sicherstellen:
1. Wiederholen Sie wichtige Aussagen Ihres Chefs,
um sicherzugehen, dass Sie alles richtig verstanden haben.
2. Beantworten Sie Fragen ohne Umschweife.
Überlegen Sie immer kurz, bevor Sie antworten. Lassen Sie sich nicht zu schnellen Statements hinreißen. Antworten Sie dann aber eindeutig und auf den Kern der Frage bezogen. Beweisen Sie, dass Sie eine Frau sind, die auf den Punkt kommt und damit effizient kommuniziert.
3. Fördern Sie den Einfluss Ihres Chefs
und lassen Sie ihn das auch wissen, z. B.: „Herr Schmidt, Sie haben doch vorgestern nebenbei erwähnt, dass es für das Unternehmen weitaus günstiger wäre, wenn wir das internationale Vertriebsmeeting über Videokonferenztechnik organisieren würden. Ich habe mir ein paar Angebote machen lassen und das anhand der Zahlen überprüft. Sie hatten Recht. Ich habe Ihren Vorschlag dann an Herrn Meier weitergegeben. Ich denke, er wird umgesetzt.“
4. Verzichten Sie auch ab und zu auf Ihr geistiges Eigentum.
Das passiert schnell: Ihr Chef und Sie haben eine Idee diskutiert, und er gibt sie für seine aus. Wenn das an der Tagesordnung ist und bewusst geschieht, müssen Sie sich natürlich wehren. In Ausnahmefällen können Sie aber auch einmal ein Auge zudrücken. Denn der Teamerfolg, den eine gute Idee mit sich bringt, ist in diesem Fall immer mehr wert als das Beharren auf Ihrem geistigen Eigentum, das vielleicht einen Konflikt nach sich zieht. Mit anderen Worten: Wenn Ihr Chef gewinnt, gewinnen auch Sie!
5. Geben Sie Fehler zu, und bieten Sie sofort eine Lösung an.
Schaffen Sie ihn so schnell wie möglich aus der Welt, und stellen Sie durch geeignete Maßnahmen sicher, dass er nicht mehr vorkommt. Auch das geben Sie an Ihren Chef weiter.
6. Finden Sie heraus, wann Ihr Chef am aufnahmebereitesten ist.
Versuchen Sie in dieser Zeit, wichtige Themen mit ihm zu besprechen. Viele sind am Vormittag aufnahmefähig, während am Abend gar nichts mehr geht.
7. Geben Sie von sich aus feste Termine an,
bis zu denen Sie Ihre verschiedenen Aufgaben fertig gestellt haben wollen. Damit verschaffen Sie sich selbst eine bessere Kontrolle, und Sie verstärken Ihr Image als aktive und professionelle Sekretärin.
8. Beweisen Sie Humor.
Das hilft Ihnen und Ihrem Chef, anstrengende und herausfordernde Zeiten besser zu überstehen.
9. Geben Sie zu, wenn Sie einen Termin nicht halten können.
Es ist besser, dieses Signal frühzeitig zu geben, als dass Sie oder Ihr Chef später dumm dastehen.
10. Bieten Sie Ihrem Chef zu einem Problem gleich einen oder mehrere Lösungsvorschläge an.
So qualifizieren Sie sich als Problemlöserin und beweisen Verantwortung und Selbstständigkeit.