Immer mehr Sekretärinnen und Assistentinnen werden auch mit Präsentationsaufgaben betraut - beispielsweise vor Kollegen oder Kunden. Wenn Sie eine Präsentation durchführen, dann helfen Ihnen folgende Assistenz & Sekretariat inside-Profitipps:
- Definieren Sie genau das Ziel Ihrer Präsentation. Was wollen Sie erreichen? Welche Kernbotschaft wollen Sie vermitteln? Zum Beispiel: den Nutzen einer Firmenzeitschrift für das gesamte Unternehmen vermitteln.
- Analysieren Sie vor Ihrer Präsentation die Zielgruppe. Wer sind die Zuhörer und was erwarten Sie von Ihnen? Wollen Sie lieber gefühlsmäßig überzeugt werden oder sind sie eher zahlenorientiert?
- Legen Sie die Kernaussagen Ihrer Präsentation fest und bringen Sie sie in eine schlüssige Reihenfolge.
- Belegen Sie Ihre Aussagen grundsätzlich mit Fakten und Beispielen.
- Arbeiten Sie in der Präsentation bei wichtigen Aussagen zusätzlich mit Bildern, beispielsweise am Flip-Chart oder mit Folien.
- Planen Sie Zeit ein für zusätzliche Erklärungen und Erläuterungen.
- Starten Sie die Präsentation nicht blind, sondern überprüfen Sie vorher Geräte und Hilfsmittel.
- Stimmen Sie sich auf Ihre Präsentation ein. Spielen Sie sie vorher gedanklich durch.
- Beziehen Sie einen festen Standpunkt. Aber lassen Sie auch Freiraum für andere Meinungen. Das heißt: Hören Sie sich die Standpunkte anderer in Ruhe an und kommentieren Sie sie nicht negativ. Gehen Sie auf Fragen ein und erklären Sie Ihre Ausführungen. Behalten Sie den roten Faden und führen Sie die Argumentationslinie Ihrer Präsentation fort.
- Legen Sie mehr Wert auf den Dialog mit Ihrer Zielgruppe als auf ausgefeilte Präsentationstechnik. Das heißt: Spulen Sie nicht automatisch eine Folie Ihrer Präsentation nach der anderen herunter. Lassen Sie lieber die eine oder andere aus, wenn die Zeit nicht reicht, und gehen Sie auf Fragen und Anregungen ein.
- Nehmen Sie Zwischenrufe nicht persönlich, bleiben Sie hauptsächlich auf der Sachebene.
- Achten Sie auf Ihre Ausstrahlung. Zeigen Sie eine offene Körperhaltung und gestikulieren Sie natürlich.
Fazit: Viele Präsentationen ersticken an technischer Überfrachtung oder an Unklarheit.
Haben die deshalb vor allem auch den Mut zur Einfachheit, verfolgen Sie eine konsequente Linie und steuern Sie klar auf ein Ziel hin. Dann klappt´s auch mit der Präsentation!
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