Schließlich sitzen Sie im Zentrum der Macht und sind die rechte Hand des Chefs.
Viele Assistentinnen und Sekretärinnen beschränken sich jedoch fast aus schließlich auf die Aufgaben im Rahmen der Chefentlastung. Vermeiden Sie das!
Sie können Ihren Chef durchaus auch bei der Mitarbeiterführung unterstützen. Das heißt natürlich nicht, dass Sie ihm die Führungsrolle streitig machen. Ihre Rolle als Assistentin ermöglicht Ihnen vor allem eine Moderationsfunktion zwischen Führungsebene und Mitarbeitern. Und hier können Sie eine Menge Positives bewirken. Zum Beispiel:
So unterstützen Sie Ihren Chef bei der Mitarbeiterführung
1. Helfen Sie Ihrem Chef, einzelnen Mitarbeitern ihre Aufgaben im Unternehmenszusammenhang zu erklären.
Jeder Mensch muss das Gefühl haben, dass seine Arbeit wichtig und sinnvoll ist. Viele Mitarbeiter erkennen aber den übergeordneten Sinn ihrer Tätigkeit oft nicht. Ihre Motivation erlahmt in der täglichen Routine. Sie erfüllen ihren Job lediglich, um Geld zu verdienen.Erklären Sie deshalb die Bedeutung der Tätigkeit des Einzelnen im Gesamtablauf und verdeutlichen Sie, warum gerade seine Arbeit unentbehrlich ist.
Verbunden mit einem ehrlich gemeinten Lob für einen besonderen Einsatz können Sie diese Botschaften immer wieder einmal ganz zwanglos einfließen lassen. Der Motivationseffekt, den Sie damit erzielen, ist riesig.
2. Sorgen Sie für einen lückenlosen Informationsfluss.
Führungskräfte sind oft so beschäftigt, dass sie die regelmäßige Kommunikation mit den Mitarbeitern – auch etwa über den unternehmerischen Kurs – vernachlässigen. Genau das bemängeln Mitarbeiter aber häufig. Hier können wiederum Sie viel zum Informationsfluss beitragen. Im Laufe der Zusammenarbeit mit Ihrem Chef wissen Sie sicher, welche Informationen Sie bedenkenlos weitergeben dürfen und wo Sie Ihren Chef eher um Erlaubnis bitten sollten. Im Zweifelsfall sichern Sie sich bei Ihrem Chef vorher noch einmal ab: Kann ich die Mitarbeiter darüber informieren, dass …?
Wichtig ist, dass Mitarbeiter regelmäßig über die Belange des Unternehmens informiert und auch zeitnah darüber unterrichtet werden, wenn gravierende Änderungen oder ein Kurswechsel bevorstehen.
3. Finden Sie die wichtigsten Informationskanäle im Unternehmen heraus.
Eine enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat ist sicher eine wichtige Voraussetzung für ein harmonisches Teamklima. Unterstützen Sie hier einen guten kollegialen Kontakt. Die Informationen, die Sie an den Betriebsrat weiterleiten, sprechen Sie am besten vorher mit Ihrem Chef ab. Vertreten Sie die Haltung: Ehrlichkeit auf beiden Seiten und gemeinsam für den Erfolg des Unternehmens - und damit für Ihren eigenen Erfolg.
Weitere Informationsträger sind die Meinungsführer im Team. Dazu gehören diejenigen, die über alles informiert sind – meist Wortführer – und im Mittelpunkt jeder Gesprächsrunde stehen. Informieren Sie diese zentralen Kommunikatoren korrekt; beugen Sie so Halbwahrheiten und Gerüchten vor.
4. Suchen Sie den Kontakt zu den Mitarbeitern.
Gehen Sie mittags immer wieder einmal mit anderen Kollegen zum Essen und achten Sie dabei auf versteckte Hinweise und Verbesserungsvorschläge. Geben Sie neue Ideen und Initiativen aus dem Kreis der Mitarbeiter an den Chef weiter.
Vorsicht! Erwecken Sie nie den Anschein, als seien es Ihre eigenen Ideen. Versuchen Sie auch, Konfliktherde aufzuspüren und frühzeitig mit den Beteiligten zu sprechen. Oder Sie informieren darüber Ihren Chef, damit er Abhilfe schaffen kann. Tragen Sie allerdings nicht jede Kleinigkeit zum Chef, sonst verlieren Sie das Vertrauen Ihrer Kollegen.
5. Werben Sie um Verständnis für Ihren Chef.
Nicht alle Entscheidungen, die Ihr Chef treffen muss, sind bei den Mitarbeitern willkommen. Da kann es schon passieren, dass Unverständ nis und Unwille aufkommen, weil Mitarbeiter einen Schritt einfach nicht nachvollziehen können.
Ihr Chef muss sich für seine Entscheidungen aber nicht rechtfertigen, sondern sie lediglich begründen. Rechtfertigungsversuche würden seiner Führungsautorität schaden. Glätten Sie als Assistentin die Wogen und erklären Sie, warum Ihr Chef von seinem Standpunkt aus nur so und nicht anders handeln konnte.