Wenn Ihr Unternehmen keine eigene Presseabteilung hat, sind meist Sie als Assistentin oder Sekretärin diejenige, die den Bereich der Pressearbeit mitbetreut. Beachten Sie diese acht goldenen Regeln, und Ihre Pressemitteilungen werden häufiger veröffentlicht:
1. Halten Sie die Pressemitteilung so kurz wie möglich.
Ihr Text sollte nicht länger als eine halbe, maximal eine DIN-A4-Seite sein.
2. Schreiben Sie jeweils zwei Versionen Ihrer Pressemeldung, eine kurze und eine lange.
So hat der zuständige Redakteur die Wahl, welchen Text er nimmt. Die lange Version schreiben die meisten Redaktionen um und nutzen sie lediglich als Informationspool. Das aber ist mit mehr Arbeit verbunden. Wenn Zeitnot herrscht, übernehmen Redakteure gerne auch einmal eine Kurzversion fast Wort für Wort, weil sie damit Zeit sparen.
3. Informieren Sie die Redaktion über die Zeichenzahl.
Das heißt: Schreiben Sie unter den Text, wie viele Zeichen er hat. Beispiel: 4.500 Zeichen mit Leerzeichen. Auch das ist eine wichtige Information für die Empfänger, weil sie so direkt den Platzbedarf in der Zeitschrift einschätzen können.
4. Schreiben Sie so verständlich wie möglich.
Vermeiden Sie Schachtelsätze, denn kurze In formationseinheiten bleiben dem Leser leichter im Gedächtnis. Formulieren Sie vorwiegend im Aktiv und verwenden Sie viele anschauliche Adjektive. Lassen Sie unternehmensinterne Kürzel weg und vermeiden Sie auch Fachbegriffe, es sei denn, die Pressemitteilung ist für eine brancheninterne Publikation gedacht.
5. Fügen Sie Zwischenüberschriften ein.
Damit geben Sie Ihrem Text eine Struktur und gleichzeitig einen roten Faden. Das erleichtert den Journalisten das schnelle Lesen. Ihr Text ist ja nicht der einzige, den sie auf den Tisch bekommen.
6. Lassen Sie rechts auf Ihren Textblättern einen breiten Rand frei.
Hier kann der zuständige Redakteur Kommentare und Anmerkungen schreiben.
7. Beschreiben Sie die Blätter nur einseitig und wählen Sie eine vernünftige Schriftgröße mit eineinhalb- bis zweizeiligem Abstand.
So können die Redakteure sowohl auf der Rückseite als auch zwischen den Zeilen weitere Anmerkungen anbringen.
8. Legen Sie ein Anschreiben bei.
Versuchen Sie, den Namen des zuständigen Redakteurs vorher telefonisch zu ermitteln, und schreiben Sie ihn dann persönlich an. Betonen Sie im Anschreiben die Aktualität der Pressemitteilung und informieren Sie über die zuständigen Ansprechpartner Ihres Unternehmens mit Durchwahlnummer, die ihm für Fragen zur Verfügung stehen.