Susanne will gerade ihren PC starten, da stürmt schon Herr Berger, einer ihrer beiden Chefs, mit einem strahlenden „Guten Morgen“ in ihr Büro. Offensichtlich hatte er wieder einmal sein „Kreativ-Wochenende“, weil er sich voller Begeisterung und Tatendrang auf den Stuhl ihrem Schreibtisch gegenüber setzt und seinen Palm zückt. „Ich habe mir am Wochenende Gedanken über das Mailing gemacht, das wir letzte Woche im Meeting angesprochen haben. Also, wir müssen unbedingt ... und ich habe mir gedacht, dass Sie heute gleich bei ... anrufen ...“
Er überschüttet Susanne mit Ideen, Informationen und Anweisungen. Innerlich muss sie lächeln, weil sie den ungestümen Herrn Berger kennt. Er ist ein kreativer Kopf und
für den innovativen Fortschritt des Unternehmens unersetzlich. Nur ist das, was er in seiner unvergleichlich jungenhaften Art heute wieder alles an Aufgaben an sie delegiert hat, kaum zu bewältigen. Außerdem schwant ihr nichts Gutes, als wenig später ihr zweiter Chef, Herr Suttner, gemessenen Schrittes das Büro betritt. Er ist, was die Persönlichkeit angelangt, das krasse Gegenteil von Herrn Berger: ruhig, besonnen, ein verantwortungsbewusster Controller. Natürlich will auch er einiges an
Susanne weitergeben: den Quartalsbericht schreiben, die Umsatzstatistik aktualisieren usw. Wieder einmal steht Susanne vor dem Konflikt, zu entscheiden, welche Aufgaben dringlicher sind und welchen Chef sie heute bevorzugen soll.
Wie würden Sie handeln?
Das meint Silke B.: „An diese Arbeitssituation muss man meiner Meinung nach systematisch herangehen. Sonst kommt Susanne irgendwann in Teufels Küche und gerät zwischen die Fronten der beiden Chefs. Ich würde einen Termin mit beiden Chefs vereinbaren und mit ihnen gemeinsam eine Lösung erarbeiten, wie ich in einer solchen zeitlichen Konfliktsituation vorgehen soll. Begründung: Ich würde mich
absichern: Entweder die beiden Chefs überlassen mir generell die Entscheidung, welche Prioritäten ich setze. Dann darf mir aber im Nachhinein keiner einen Vorwurf machen. Denn ich entscheide nach bestem Wissen und Gewissen. Oder
sie selbst müssen sich je nach Situation miteinander verständigen und mir dann ihre ausgehandelten Prioritäten mitteilen.“
So würde Miriam K. handeln: „Ich würde das Problem ebenfalls grundlegend angehen und mich nicht auf situative Lösungen verlassen. Zuerst würde ich über einen Monat lang meine gesamten Tätigkeiten – getrennt nach Chefs – stichpunktartig festhalten. So hat jeder Beteiligte schwarz auf weiß einen Überblick über meine Arbeitsauslastung. Dann würde ich darauf bestehen, dass jeder Chef jede Aufgabe, die er an mich delegiert, automatisch mit einer Priorität versieht. Beispiel: A = heute erledigen, B = innerhalb von zwei Tagen erledigen, C = Zeitraum eine Woche oder länger. Im Konfliktfall, das heißt, wenn von beiden zu viele A-Prioritäten zusammentreffen, müssen die beiden Chefs sich verständigen. Begründung: Ich hätte keine Lust, mich täglich zwischen den unterschiedlichen Ansprüchen meiner Chefs hindurchzumogeln. Das würde mich auf Dauer zu sehr stressen. Ich brauche eine klare Linie, nach der ich vorgehen kann.“
Weitere Tipps zu diesem Thema finden Sie in Assistenz & Sekretariat inside