Viele Sekretärinnen und Assistentinnen arbeiten für mehrere Chefs. Das kann auf der einen Seite sehr reizvoll sein, weil sie täglich mit unterschiedlichen Persönlichkeiten, Herausforderungen und Aufgabengebieten konfrontiert sind. Auf der anderen Seite ist diese Form der mehrgleisigen Chefentlastung aber auch mit besonderen Problemen verbunden.
Hier die beiden häufigsten:
1. Ihre Chefs stehen unter starkem Zeit- und Termindruck.
Und Sie bekommen von allen Seiten Aufgaben mit höchster Priorität übertragen. Ihnen stehen aber nur fünf Arbeitstage pro Woche zur Verfügung. Ergebnis: zahllose Überstunden und eine Arbeitssituation, die auf Dauer nicht haltbar ist.
Ihre Lösungsstrategie: Bitten Sie Ihre Chefs zu einem gemeinsamen Gespräch. Bringen Sie zu diesem Meeting eine Aufstellung Ihrer täglichen Aufgaben mit. Die sollte sich etwa über einen Monat erstrecken und genau zeigen, welche Aufgaben Sie für welchen Chef mit welchem Zeitaufwand erledigen. Jetzt wird für beide Chefs schnell transparent, wo die Engpässe liegen. Regen Sie nun eine wöchentliche kurze gemeinsame Planung im Team an. So ist jeder über den Arbeitsanfall, der auf Sie zukommt, informiert. Und auch Sie können sich besser darauf einstellen, welche Aufgaben in dieser Woche für den jeweiligen Chef anstehen. So haben Sie eine viel bessere Argumentationsgrundlage, wenn Sie eine zusätzliche Sonderaufgabe ablehnen müssen.
2. Ihre Chefs tragen Machtkämpfe auf Ihrem Rücken aus.
Jeder misst seine Bedeutung unter anderem daran, ob Sie seine Aufgaben zuerst erledigen.
Ihre Lösungsstrategie:Das Problem, das Ihre Chefs miteinander haben, werden Sie nicht lösen können. Wichtig ist, dass Sie neutral bleiben und sich nicht auf eine Seite ziehen lassen. Halten Sie Abstand, und delegieren Sie im Konfliktfall die Prioritätenentscheidung an Ihre Chefs zurück, z. B. so: „Herr Meier hat mich heute morgen gebeten, die Präsentation für ihn fertigzustellen. Wenn die Quartalszahlen für Sie Vorrang haben, bitte ich Sie, das mit Herrn Meier zu klären. Dann werde ich Ihre Aufgabe gern vorrangig behandeln. Ich selbst kann und möchte das nicht entscheiden.“ In einem solchen Fall ist Ihr Charme, den Sie an beide Chefs gleichermaßen verteilen, Ihre beste Waffe.
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