Wissen Sie, wie Ihr Chef Ihre Fähigkeiten einschätzt? Und was macht eine Top-Sekretärin aus? Solche oder ähnliche Fragen haben Sie sich vielleicht schon gestellt. Lesen Sie in diesem Tipp, worauf Chefs achten, was ihnen wichtig ist und was in Ihre (Leistungs-)Beurteilung einfließt.
Durch ein Beurteilungsgespräch bekommen Sie heraus, was Ihr Chef von Ihnen erwartet
Gehören Sie auch zu den Sekretärinnen, die mitunter beklagen, dass sie nicht genau wissen, wie ihr Chef ihre Leistung beurteilt, wo sie – beispielsweise im Vergleich zu anderen Sekretärinnen – im Unternehmen stehen oder welche Entwicklungsmöglichkeiten sie haben? Das kann zum einen daran liegen, dass Sie nicht ausreichend mit Ihrem Chef kommunizieren oder dieser nicht mit Ihnen. Vielleicht scheuen Sie ein Beurteilungsgespräch über Ihre Leistungen, oder Ihr Chef sieht keine Notwendigkeit für ein solches Feedback – nach dem Motto "Nicht geschimpft, ist genug gelobt".
Zum anderen kann es daran liegen, dass in Ihrem Unternehmen kein oder zumindest kein effizientes Beurteilungssystem existiert oder Ihr Chef das Jahresendgespräch regelmäßig mit einem dreiminütigen "War doch alles wunderbar"-Feedback abhandelt. Doch das hilft Ihnen wenig, wenn Sie wissen wollen, worauf es ihm ankommt und ob Sie einen guten Job machen.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Suchen Sie das direkte Gespräch mit Ihrem Chef. Am besten bitten Sie um eine regelmäßige, gründliche und systematische Beurteilung. Das ist die beste Voraussetzung für Sie, sich beständig weiterzuentwickeln. Sie messen die Zufriedenheit Ihres Chefs und erfassen gleichzeitig Ihre Fähigkeiten.
Nutzen Sie die Erkenntnisse, die Sie aus einer Beurteilung ziehen können
Wenn es Ihnen auf den ersten Blick auch unangenehm erscheint, beurteilt zu werden, da dabei unvermeidlich Ihre Schwächen und mögliche Fehler erfasst werden, liefert eine Beurteilung Ihnen doch wichtige Erkenntnisse:
- Sie erhalten durch die Beurteilung eine Einschätzung über Ihre Position und Rolle innerhalb des Unternehmens.
- Konstruktives Feedback fördert die kontinuierliche Verbesserung Ihrer Leistung.
- Sie können Reibungspunkte in der Zusammenarbeit mit Ihrem Chef erkennen und besser dagegen vorgehen.
- Sie können nach einer Beurteilung Ihre Entwicklungsmöglichkeiten besser einschätzen.
- Sie erhalten Impulse für Ihre betriebliche Weiterbildung.
- Ihre Gehaltsverhandlungen können auf Basis einer Beurteilung faktenbasiert geführt werden.
Nach diesen Kriterien kann Ihr Chef seine Beurteilung machen
Ihr Chef wird sie nicht generell beurteilen, sondern versuchen, möglichst viele wichtige Merkmale Ihrer Gesamtleistung zu erfassen. Hierfür wird er sich anschauen, welche Qualifikationen und Fähigkeiten für Ihren Arbeitsplatz besonders wichtig sind. Dazu gehören:
Leistungsverhalten – Wie gehen Sie vor, um bestimmte Ergebnisse zu erzielen?
Sozialverhalten – Wie verhalten Sie sich gegenüber Kunden, Kollegen und Ihrem Chef?
Leistungsergebnis – Was liefern Sie in einer bestimmten Zeiteinheit in welcher Qualität?
Weiterentwicklung – Wie groß ist Ihre Bereitschaft und Fähigkeit, sich beruflich weiterzuentwickeln?
Fragen Sie sich immer gleich: "Was muss ich tun, um in den einzelnen Kategorien eine Top-Beurteilung zu erzielen?" Hierbei hilft es, wenn Sie sich überlegen, welche konkreten Anforderungen sich bei Ihrer Sekretariatsarbeit hinter den Kriterien verbergen.
Eine Übersicht, woran Ihr Chef Ihr Leistungsverhalten misst, finden Sie in Das Sekretärinnen-Handbuch im Beitrag B40 "Beurteilung durch Chef" ab Seite 4.
Neben der "Benotung" der einzelnen Kriterien sollten in einer guten Beurteilung zusätzliche konkrete Hinweise mit Ihren besonderen Stärken und Schwächen nicht fehlen. Das macht die rein formale Beurteilung nachvollziehbar und greifbar.
Auch sollte Ihre Beurteilung stets mit einer klaren Entwicklungsperspektive
enden, um die nächsten Schritte für Ihre berufliche Weiterentwicklung festzulegen und zu dokumentieren.
Überfordern Sie sich nicht!
Bitte erwarten Sie nicht, in allen Kategorien die Bestnote zu erzielen. Selbst wenn Ihr Leistungsergebnis insgesamt überdurchschnittlich gut ist, können einzelne Schritte im Rahmen Ihrer Leistungserfüllung immer noch optimiert werden. Wenn Sie von Ihrem Chef eine klare Einschätzung Ihrer Leistung und Ihrer Entwicklungsmöglichkeiten haben wollen, fordern Sie ein Beurteilungsgespräch.
Wie Sie sich darauf professionell vorbereiten und dabei rhetorisch geschickt vorgehen, lesen Sie in einer der nächsten Ausgaben Ihres Sekretärinnen-Handbuchs.