„Ich arbeite in einem mittelständischen Unternehmen“, erzählte uns die Assistentin des Geschäftsführers, Ursula W. „Weil wir keine eigene Presseabteilung haben, ist mir die Aufgabe zugefallen, Pressemitteilungen zu verfassen.
Mit diesen Tricks bekomme ich am meisten Resonanz von den Redaktionen:
Ich versuche, die Pressemitteilung so kurz wie möglich zu halten. Der Text sollte nicht länger als eine halbe, maximal eine DIN-A4-Seite lang sein.
Ich schreibe eine kurze und eine lange Pressemeldung, wenn es z. B. um ein Produkt geht, das ausführlicher beschrieben werden muss. Aus der langen Meldung können sich die Journalisten die Hintergrundinformationen herausholen. Die kurze gibt „gestressten“ Redaktionen die Gelegenheit, unsere Formulierungen 1:1 zu übernehmen und so Zeit zu sparen.
Wichtig: Nach jedem Text gebe ich die Zeichenzahl an. Z. B. 1.200 Zeichen ohne Leerzeichen. Dann wissen die Redaktionen, wie viel Raum der Text beansprucht.
Schachtelsätze und Fremdwörter sind out. Ich formuliere kurz, knapp und einfach. Denn kurze Informationseinheiten bleiben besser im Gedächtnis haften.
Außerdem formuliere ich Zwischenüberschriften. Sie strukturieren den Text und führen wie ein roter Faden durch den Inhalt. Das erleichtert den Journalisten das schnelle Lesen. Unsere Pressemitteilung ist ja nicht die einzige, die sie auf den Tisch bekommen.
Rechts auf den Blättern lasse ich einen breiten Rand frei. Denn Pressemeldungen sind für Journalisten Arbeitsblätter. Sie bearbeiten die Texte, streichen, schreiben darin herum und machen Anmerkungen.
Ich beschreibe die Blätter nur einseitig und wähle bei der Schrift einen eineinhalb- bis zweizeiligen Abstand. So können die Journalisten ihre Anmerkungen auch zwischen den Zeilen anbringen.
Jede Pressemitteilung bekommt ein offizielles Anschreiben. Hier informiere ich über den Grund der Meldung und nenne einen oder mehrere Ansprechpartner mit Durchwahlnummer, die auch sicher erreichbar sind. Wichtig: Bilder werden am besten per E-Mail als Datei versendet.“