Ganz sicher haben Sie schon das eine oder andere Meeting erlebt, das nicht optimal verlaufen ist. Meiner Erfahrung nach hat das Scheitern von Meetings zwei Hauptursachen: erstens die fehlende oder unzureichende Vorbereitung, zweitens eine ungeschickte Moderation.
Mein Inside-Tipp: Wenn Sie ein Meeting vorbereiten müssen, orientieren
Sie sich an den folgenden fünf Erfolgsregeln. Und zwar an allen gemeinsam. Denn: Früher habe ich mal auf die eine, mal auf die andere geachtet. Seitdem ich darauf achte, alle im Blick zu behalten, laufen die von mir organisierten Meetings wirklich gut – und das gilt zukünftig dann auch für Ihre!
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Erfolgsregel Nr. 1 für gute Meetings: Meetings nicht spontan abhalten
Unvorbereitete Meetings eignen sich allenfalls für ein unorganisiertes Brainstorming. Also: Kein Meeting ohne Vorbereitung! Experten behaupten übrigens, dass Sie mit einer Vorbereitungszeit von zehn Minuten die Dauer eines Drei-Stunden- Meetings bereits um 30 Minuten verringern – und mit 20 Minuten könnten Sie das Meeting von drei auf zwei Stunden verkürzen. Damit sparen Sie nicht nur effektiv Besprechungszeit, sondern auch Kosten. Bedenken Sie, wie hoch allein der Stundenlohn aller am Meeting Beteiligten ist!
Erfolgsregel Nr. 2 für gute Meetings: Meetings nur mit klaren Besprechungszielen
Wenn Sie wollen, dass ein Meeting klare Ergebnisse bringt, machen Sie sich im Vorfeld Gedanken darüber, was Sie mit dem Meeting erreichen wollen. Das klingt banal, ist aber in der Praxis einer der Hauptgründe, warum Meetings im Sande verlaufen. Deshalb: Überlegen Sie zunächst, was das Hauptziel des Meetings ist.
Erfolgsregel Nr. 3 für gute Meetings: Verzichten können
Hand aufs Herz: Wie viele Meetings finden in Ihrem Unternehmen statt, auf die man eigentlich auch hätte verzichten können? Je nach Besprechungsziel können Sie sich deshalb überlegen, ob es nicht Wege gibt, mit denen Sie das Ziel besser, effizienter und damit letztendlich auch billiger erreichen können als mit einem Meeting.
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Ein Faktor, der gern übersehen wird: Ein Meeting ist nur dann sinnvoll, wenn auch alle Betroffenen teilnehmen können. Es bringt nichts, stundenlang zu diskutieren, wenn derjenige Kollege, dessen Expertenwissen unbedingt benötigt wird, oder die Vorgesetzte, die als einzige die fragliche Entscheidung fällen könnte, gar nicht anwesend ist.
Erfolgsregel Nr. 4 für gute Meetings: Kein Meeting ohne Agenda
Ich erstelle im Vorfeld jedes Meetings eine Tagesordnung, in der ich kurz
zusammenfasse, welche Punkte zu besprechen sind und welchen Zeitbedarf ich dafür jeweils kalkuliere. Eine Agenda hilft den Teilnehmern, sich auf Inhalt und Zweck des Meetings einzustellen, und wirkt disziplinierend auf alle Teilnehmer. Mit Agenda fällt es schlichtweg leichter, beim Thema zu bleiben.
Erfolgsregel Nr. 5 für gute Meetings: Meetings nur in geeigneten Räumen
Klar ist die Küche oder der "Meeting-Point" im Unternehmen ein beliebter
Versammlungsort. Aber nicht für Ihr Meeting. Denn nur ein Raum, der die benötigten technischen Voraussetzungen erfüllt und in dem sich die Teilnehmer wohlfühlen, trägt entscheidend zum Gelingen eines Meetings bei. Wählen Sie deshalb einen Raum, der nicht ausladend ist, sondern die Meeting-Teilnehmer möglichst (fast) auf Tuchfühlung bringt und in dem sie wirklich (!) ungestört sprechen und präsentieren können.
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