Klären Sie Ihren Aufgabenbereich aktiv
Ihr Chef hat nicht klar geregelt, welche Aufgaben Sie für andere Mitarbeiter oder das Team übernehmen sollen? Warten Sie nicht, bis Ihr Chef sich die Zeit nimmt, klar zu regeln, was Sie für andere zu erledigen haben und was nicht. Werden Sie selbst aktiv und erstellen Sie eine Liste mit Ihren Aufgaben.
Tragen Sie in einer Tabelle die Aufgaben ein, die Sie für Ihre Stelle als selbstverständlich erachten. Eine zweite Spalte füllen Sie mit Aufgaben, die Sie für andere Mitarbeiter erledigen. Und eine dritte Spalte füllen Sie mit den Aufgaben, bei denen Sie sich nicht sicher sind, ob sie in Ihren Aufgabenbereich fallen.
Legen Sie Ihrem Chef diese Liste vor und besprechen Sie Ihre Aufgaben mit ihm. Er wird sicher überrascht sein, was Sie alles erledigen. Klären Sie in jedem Fall die „unsicheren“ Aufgaben und treffen Sie eine klare Regelung. Das gibt Ihnen zusätzliche Sicherheit bei Ihrer Arbeit, und Sie wissen, wann Sie „nein“ sagen können und wann nicht.
Was Sie tun können, wenn Ihr Chef eine Aufgabe an mehrere Personen verteilt
Sollte es trotzdem passieren, dass Ihr Chef Aufgaben doppelt und dreifach vergibt, dann sprechen Sie Ihn darauf an. Seien Sie diplomatisch und eindeutig. Das eine muss das andere nicht ausschließen.
So könnte Ihr Gespräch verlaufen:
Assistentin: „Herr Dr. Meyer, es kommt schon einmal vor, dass Sie mir eine Aufgabe geben und gleichzeitig – oder einen Tag später – einen Kollegen aus dem Team um die gleiche Sache bitten.“
Chef: „Kann ich mir kaum vorstellen.“
Assistentin: „Wir hatten das letztens, als es um den Neukunden XY ging. Sie hatten mich und auch Jürgen Schneider gebeten, Ihnen alles Verfügbare über das Unternehmen herauszusuchen. Also haben wir beide das gemacht – statt nur einer.“
Chef: „Ja und? Das ist ja nicht so schlimm. Vielleicht hat der eine was gefunden, was der andere nicht gefunden hätte.“
Assistentin: „Ja, das kann passieren. Aber dafür wäre es gut, wenn jeder wüsste, was der andere macht, damit wir uns auf verschiedene Bereiche und Quellen spezialisieren können. Ich empfinde es als frustrierend, wenn ich eine Aufgabe erledige, viel Zeit investiere und dann feststelle, dass jemand anders mit genau der gleichen Aufgabe beschäftigt ist. Ich würde das gern vermeiden. Wie sehen Sie das?“
Chef: „Ich hatte in diesem Fall ganz vergessen, dass ich Ihnen die Aufgabe schon gegeben hatte. Das kann vorkommen.“
Assistentin: „Darf ich einen Vorschlag dazu machen?“
Schlagen Sie Ihrem Chef Folgendes vor:
1. Vieles, was Ihr Chef delegiert, sollte er durch Sie delegieren lassen. Damit wird eine doppelte Aufgabenverteilung mit Sicherheit stark eingeschränkt, wenn nicht sogar verhindert.
2. Sie prüfen die Stellenbeschreibungen innerhalb Ihres Bereichs auf Überschneidungen im Tätigkeitsbereich.
3. Aufgaben, die nicht der Stelle entsprechend delegiert werden, sollten vom jeweiligen Mitarbeiter nicht direkt angenommen werden. Er sollte an den richtigen Ansprechpartner verweisen oder diesen direkt bitten, die Aufgabe zu übernehmen.
4.Mitarbeiter mit ähnlichen Tätigkeitsbereichen sollten regelmäßig miteinander kommunizieren und sich gegenseitig auf dem Laufenden darüber halten, womit sie gerade beschäftigt sind. Daher sollten Sie auch immer wissen, womit die einzelnen Mitarbeiter gerade beschäftigt sind.
5.Ein morgendliches Abstimmungsgespräch mit Ihrem Chef beugt vielem vor. Wenn er Ihnen sagt, was er an diesem Tag vorhat, woran er arbeitet, wen er noch anrufen muss, sind Sie besser informiert und erkennen schneller, wenn eine doppelte Aufgabenverteilung droht.
Fazit: Wie Sie sehen, können Sie eine doppelte Aufgabenverteilung durch Ihren Chef ganz einfach vermeiden. Wenden Sie Ihr kommunikatives Fingerspitzengefühl an, dann fühlt er sich auch nicht auf den Schlips getreten. Wenn Sie ihm Vorschläge machen, spricht das für Sie als lösungsorientiere Assistentin, die sich Gedanken um effiziente Arbeitsabläufe macht. Das wird Ihr Chef zu schätzen wissen.