Ihr Chef kommt auf Sie zu, weil er mit der neuen Sekretärin nicht ganz zufrieden ist. Er bittet Sie, sie auf ein paar Punkte aufmerksam zu machen, die sie verbessern soll. Wie führen Sie mit der Kollegin ein Kritikgespräch, ohne sie zu demotivieren und das kollegiale Verhältnis zu gefährden? Gehen Sie Schritt für Schritt vor:
1. Machen Sie einen Termin, z. B. so: „Haben Sie heute Nachmittag eine halbe Stunde Zeit, in mein Büro zu kommen?“
2. Führen Sie das Gespräch unter vier Augen. Kritisieren Sie nie in Anwesenheit Dritter!
3. Schaffen Sie eine vertrauensvolle, positive, vielleicht sogar ein wenig private Atmosphäre. Wenn Sie es passend finden, setzen Sie sich z. B. bei einer Tasse Kaffe zusammen, bringen Sie Gebäck mit. Machen Sie erst ein wenig Smalltalk.
4. Sprechen Sie dann eine Anerkennung aus. Sagen Sie Ihrer Kollegin, was Sie bisher alles gut gemacht hat. Das muss natürlich ehrlich sein.
5. Lassen Sie die Kollegin zu Wort kommen. Fragen Sie sie, ob bei ihrer Arbeit alles reibungslos läuft, wo sie Ansätze zur Verbesserung sieht, was ihrer Meinung nach geändert werden müsste. Oft zeigen sich hier bereits Gründe, die erklären, warum nicht alles zur vollständigen Zufriedenheit läuft.
6. Klagen Sie nicht an, wenn Sie kritisieren. „Sie haben in der letzten Zeit ...“, sondern verwenden Sie Ich- Botschaften: „Ich hatte in letzter Zeit den Eindruck ...“
7. Pauschalieren Sie nicht. Nicht „Sie brauchen für alles so lange“, sondern nennen Sie konkrete Kritikpunkte: „Ich habe beim letzten Meeting gesehen, dass die Charts nicht vollständig waren.“
8. Fragen Sie, warum der Fehler unterlaufen ist. Lassen Sie Ihrer Kollegin Zeit, die Umstände zu erklären. Hören Sie ihre Gründe an, ohne sie zu kommentieren oder zu bewerten.
9. Suchen Sie nach Lösungen. Fragen Sie die Kollegin nach konkreten Lösungsmöglichkeiten, wie der Fehler in Zukunft abgestellt werden kann. Legen Sie Wert darauf, dass die Kollegin ihre eigenen Wege findet. Erst wenn Sie merken, dass sie alleine nicht weiter kommt, greifen Sie ihr unter die Arme: „Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht ...“
10. Lassen Sie die Lösungen der Kollegin zu. Auch wenn Sie einen ganz anderen Weg gegangen wären: Viele Wege führen nach Rom. Wenn die Lösung der Kollegin nicht ganz abwegig ist, lassen Sie sie ihren Weg ausprobieren.
11. Vereinbaren Sie gleich einen neuen Gesprächstermin mit Ihrer Kollegin, z. B. nach sechs Wochen, damit die Ergebnisse des Gesprächs nicht im Sande verlaufen und Sie gemeinsam prüfen können, ob der Lösungsweg der richtige war. Fassen Sie selbst oder Ihre Kollegin das Besprochene in einer E-Mail noch einmal kurz zusammen. So hat jeder einen Anhaltspunkt für das kommende Gespräch.
12. Beenden Sie das Gespräch positiv. Betonen Sie z. B. noch einmal, dass Sie gerne mit Ihrer Kollegin zusammenarbeiten und dass Sie sich nicht scheuen soll, zu Ihnen zu kommen, wenn sie Hilfe oder Rat braucht.