Nicht nur junge Vorgesetzte, die ihren ersten Führungsjob haben, sind oft und gern ihre eigene Sekretärin. Auch Chefs, die lange Zeit ohne Sekretärin auskommen mussten, tun sich mit der Zusammenarbeit oft schwer.
Sie organisieren sich so gut selbst, dass ihnen gar nicht auffällt, dass sie Sie dadurch „arbeitslos“ machen. Was können Sie nun konkret tun, um Ihrem Vorgesetzten die Zusammenarbeit mit Ihnen schmackhaft zu machen?
Folgende Strategie wird Ihnen dabei helfen:
- Versetzen Sie sich in die Rolle Ihres Chefs. Nicht automatisch geht mit dem Aufstieg in die Führungsetage die Fähigkeit zur Führungskraft einher. Unsicherheit ist oft der Grund für mangelnde Delegation.
- Zeigen Sie Ihrem Chef, was er von Ihnen erwarten kann: Zuverlässigkeit, Loyalität und Einsatz für seine Ziele.
- Stehen Sie zu Ihrem Wort. Halten Sie sich an Vorgaben und Absprachen, damit Ihr Chef Planungssicherheit und Vertrauen in Ihre Arbeit bekommt.
- Stehen Sie loyal zu Ihrem Unternehmen. Reden Sie nicht über andere Mitarbeiter und firmeninterne Vorgänge. Das macht Sie zu einer Vertrauensperson für Ihren Chef und Ihre Kollegen.
- Bieten Sie Ihrem Chef Ihre Unterstützung an, und sagen Sie ihm konkret, welche Arbeiten Sie gern für ihn übernehmen möchten.
- Sprechen Sie ihn direkt an, wenn Sie nicht ausgelastet sind. Möglicherweise hat er noch Aufgaben für Sie, kann aber Ihr Arbeitstempo noch nicht richtig einschätzen.
- Führen Sie ihm den Nutzen deutlich vor Augen, den er davon hat, wenn er Aufgaben an Sie abgibt: mehr Zeit für projektbezogenes und strategisches Arbeiten.
- Reden Sie offen mit Ihrem Chef darüber, dass Sie gern die Sekretariats- Aufgaben für ihn übernehmen möchten, die er bislang selbst erledigt. Ein klärendes Wort zu einem frühen Zeitpunktbeugt einer langen Phase von Ärgernis und Unzufriedenheit vor.
- Bemühen Sie sich darum, nicht besserwisserisch aufzutreten, nur weil Sie firmeninterne Abläufe schon seit Jahren kennen.
In solchen Fällen bringt eine sachliche Argumentation beide weiter. Ansonsten fragt er Sie nie wieder! - Verstärken Sie die lösungsorientierte Kommunikation, wenn es Probleme gibt. Es macht keinen Sinn, über Stunden darüber zu rätseln, wie es dazu kommen konnte.
- Wenn Sie wissen, dass Ihr Chef einen wichtigen Brief zu verfassen hat, eine Dienstreise plant oder Unterlagen für ein bestimmtes Projekt erstellen muss, dann bereiten Sie diese Arbeiten schon vor.
Informieren Sie ihn rechtzeitig über den Stand Ihrer Vorbereitungen. Sicher ist er dankbar dafür.
Sie haben ihn vielleicht schon bei der nächsten Gelegenheit so weit, dass er seine Wünsche für die Vorarbeiten mit Ihnen abspricht und Ihnen ein Stück mehr Verantwortung überträgt.