Immer häufiger übernehmen Sie als Sekretärin und Assistentin Führungsaufgaben. Damit Sie diese Aufgaben besser meistern können, zeigt Assistenz & Sekretariat Inside Ihnen, wie Sie die Fettnäpfchen der Führungskommunikation vermeiden:
1. Vorschnelles Bewerten
Vermeiden Sie pauschale Urteile. Spezifizieren Sie Ihr Lob oder den Tadel, nennen Sie das konkrete Ereignis dazu und begründen Sie Ihre Bewertung.
Zum Beispiel: „Herr Kolbe, die Erstellung der Unterlagen hat ja pünktlich geklappt. Vielen Dank! Bitte achten Sie beim nächsten Mal darauf, dass sie einheitlich gebunden werden.“
2. Überhebliches Trösten
Mit Mitleid entsteht schnell der Eindruck von Überheblichkeit. Vermeiden Sie Klischees und Beschwichtigungen. Sachlichkeit ist das Gebot der Stunde. „Tut mir leid, was Ihnen passiert ist. Wie kann ich Ihnen konkret helfen?“
3. Menschen in eine Schublade stecken
Versuchen Sie sich nicht als Hobby- Psychologin, die andere Menschen „analysiert“. In den meisten Fällen ist Ihnen nicht bekannt, aus welcher momentanen Situation heraus jemand so oder so reagiert.
4. Ironische Bemerkungen machen
Mit Ironie verletzen Sie andere Menschen schnell und geben ihnen damit das Gefühl, dass sie nicht ernst genommen werden. „Na, Frau Huber, wissen Sie nach vier Wochen Kur denn noch, wo Ihr Büro ist?“ Vielleicht hatte Frau Huber die Vertretung für zwei kranke Kolleginnen übernommen, die sich über Monate hinzog, und zudem eine kranke Mutter zu pflegen und war zur Kur um sich von diesen Belastungen zu erholen.
5. Unangemessene Fragen stellen
Seien Sie nicht neugierig. Wenn Sie Fragen haben, klären Sie ab, ob Sie diese stellen dürfen. Seien Sie nicht beleidigt, wenn Ihr Gegenüber darauf nicht antworten möchte. „Sagen Sie mal Frau Meier, stimmt es, dass Sie eine Gehaltserhöhung bekommen haben?“
6. Befehlen
Spannen Sie Ihre Mitarbeiter ein, aber befehlen Sie ihnen nichts. Formulieren Sie Ihre Botschaften eindeutig und verständlich. „Frau Huber, bitte erstellen Sie mir eine Liste mit den aktuellen Umsätzen. Ich brauche sie bis Montag nächster Woche um 14 Uhr.“
7. Drohen
Vermeiden Sie drohende „Entwederoder- Botschaften“. Drohungen provozieren Widerstände, und das ist eine schlechte Basis für gemeinsames Arbeiten. „Wenn es mit den Unterlagen heute nicht mehr klappt, dann müssen Sie Ihren freien Tag morgen dafür verwenden.“
8. Ungebetene Ratschläge erteilen
Geben Sie Ihren Rat nur dann, wenn Sie explizit darum gebeten werden. „Wenn ich Ihnen ein Rat geben darf ...“ „Nein!“
9. Verbindlich sein
Reden Sie nicht um den heißen Brei herum, und stehen Sie zu Ihren eigenen Botschaften. „Ich möchte gern mit Ihnen über die Arbeitssituation hier im Sekretariat sprechen.“
10. Informationen zurückhalten
Wenn Sie wertvolle und nützliche Informationen zurückhalten, schaden Sie dem Erfolg Ihrer ganzen Arbeit, dem Unternehmen und damit auch sich selbst.
11.Weghören
Hören Sie aufmerksam und aktiv zu. Nehmen Sie sich Zeit, mal über persönlichere Dinge zu sprechen. Das können Gespräche über die Kinder sein, über den letzten Urlaub oder die überstandene Grippe.
Wenn Sie diese Punkte beachten, dann ist das schon der erste Schritt auf dem Weg zu erfolgreichem Führen.