Der SekretärinnenBriefeManager hat Ihnen schon viele Formulierungstipps für Ihre Briefe gegeben. Aber wissen Sie auch, dass Sie viele dieser Korrespondenztipps ebenso für Ihre Kommunikation im Büro anwenden können? Probieren Sie es einfach aus. Sie werden Ihren Chef und Ihre Kollegen durch Ihre klare Sprache beeindrucken.
Der SekretärinnenBriefeManager hat für Sie in den Korrespondenz-Tipps die wichtigsten Hinweise zusammengefasst:
1. Streichen Sie den Konjunktiv aus Ihrer Kommunikation
Die deutsche Sprache ist eine "würde"-freie Sprache – zumal der Konjunktiv in der Umgangssprache fälschlicherweise mit „würde“ gebildet wird.
Beispiel: Herr Müller sagt, er würde das nicht verstehen. Korrekt ist: ... er
verstünde das nicht. Beziehen Sie besser Position und formulieren Sie
nicht wie ein Außenstehender.
So nicht: | Besser so: |
Ich würde meinen ... | Meine Meinung ist ... |
Ich würde sagen ... | Ich denke, dass ... |
2. Vermeiden Sie in Ihrer Kommunikation Verlegenheits- oder Füllwörter
Es ist (nunmehr) an der Zeit, Sie (dahingehend) zu informieren, dass Sie (an sich) auf Füllwörter in Ihrer Kommunikation verzichten sollten, denn diese bauschen Ihre Aussage sinnlos auf und lassen Sie unsicher wirken.
So nicht: | Besser so: |
Eigentlich habe ich den Brief so weit fertig geschrieben. | Der Brief ist fertig. |
Genau genommen können wir für das Sommerfest alle eine Stunde länger arbeiten, sozusagen unentgeltlich. | Ich meine, dass wir für das Sommerfest alle eine Stunde länger unentgeltlich arbeiten können. |
Gewissermaßen muss man Herrn Meier Recht geben. | Es ist so, dass Herr Meier Recht hat. |
Im Prinzip kann der Betriebsrat doch auch im Raum 012 tagen. | Ich finde, dass der Betriebsrat sich im Raum 012 treffen sollte. |
Und auch Finger weg von aufgebauschten Einzelwörtern! Sagen Sie zum
Beispiel einfach "oft" statt "oftmals" und "mit" statt "mithilfe".
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3. Umgehen Sie in Ihrer Kommunikation Negativ-Formulierungen
Sie wollen mit Ihrer Kommunikation etwas erreichen. Ob Sie Informationen erhalten, Sympathien schaffen, die Zustimmung bekommen oder andere überzeugen wollen – jedes dieser Ziele erreichen Sie besser durch positive Formulierungen.
So nicht: | Besser so: |
Das dürfte problematisch sein ... | Sie können sicher sein, dass ich alles tue, um ... |
Das könnte nicht klappen, weil ... | An dieser Stelle sehe ich zwar eine gewisse Schwierigkeit. Ich bin mir aber sicher, dass wir die Sache in den Griff bekommen. |
4. Keine Killerbemerkungen in Ihrer Kommunikation
Drücken Sie Ihre Meinung nicht mit verneinenden Negativwörtern aus.
Verwenden Sie lieber den positiven Ausdruck.
So nicht: | Besser so: |
Das ist gar nicht übel. | Das finde ich gut! |
Die Idee ist nicht schlecht! | Das ist wirklich eine hervorragende Idee! |
5. Nutzen Sie die Sie-Ansprache
Ihr Gesprächspartner fühlt sich positiver angesprochen, wenn Sie den Satz mit "Sie" statt mit einem "Ich" beginnen, wenn Sie also die direkte Ansprache nutzen.
So nicht: | Besser so: |
Ich schicke Ihnen ... | Sie erhalten ... |
Ich bin sicher ... | Sie können sich darauf verlassen ... |