Damit Meetings, die Sie als Sekretärin einberufen oder deren Verlauf Sie beeinflussen können, nicht zu endlosen Zeitfressern werden, sollten Sie mit den Teilnehmern zu Beginn des Meetings klare Kommunikationsregeln vereinbaren:
1. Jeder Teilnehmer darf zu Ende sprechen
Diese Kommunikationsregel gilt auch dann, wenn die anderen mit seiner Aussage nicht einverstanden sind. So viel Respekt im Umgang miteinander muss sein und das sollten Sie auch selbst vorleben.
Wie Sie diese Kommunikationsregel durchsetzen: Kommt es zu unregelmäßigen Unterbrechungen, stellen Sie klar, dass Sie dieses Verhalten nicht akzeptieren. "Wir möchten erst den Gedankengang von Herrn X zu Ende hören. Dann hören wir gerne Ihre Gegenargumente an."
Welche Kommunikationsregeln noch sinnvoll und hilfreich sind, lesen Sie in Assistenz & Sekretariat inside.
2. Jeder Teilnehmer fasst sich kurz
Mit dieser Kommunikationsregel tun sich insbesondere Selbstdarsteller schwer.
Wie Sie diese Kommunikationsregel durchsetzen: Kürzen Sie die Wortmeldungen des Teilnehmers mit einer eigenen Zusammenfassung ab. "Um den Zeitrahmen einzuhalten, darf ich die Kernpunkte Ihrer Aussage noch einmal festhalten: ... Ist Ihr Standpunkt damit treffend dargestellt?"
3. Keine Privatdiskussionen am Rande
Insbesondere in größeren Besprechungskreisen klinken sich Teilnehmer aus der Diskussion aus und vertiefen sich in ein privates Plauderstündchen.
Wie Sie diese Kommunikationsregel durchsetzen: Auch wenn das oberlehrerhaft klingt - hier hilft nur direktes Ansprechen: "Frau Müller, wir wollen alle unser Besprechungsziel konzentriert und in kurzer Zeit erreichen. Können Sie sich bitte an unserer Diskussion beteiligen?"