Meetings gibt es in fast jedem Unternehmen zur Genüge. Und nicht immer sind sie ergiebig, weil Teilnehmer dabei sind, die offensichtlich noch nie etwas von effizienten Besprechungen gehört haben. Wenn Sie das nächste Mal ein Meeting moderieren, z. B. im Rahmen Ihrer eigenen Projektleitung, können Sie auf den Ablauf erheblich Einfluss nehmen.
So reagieren Sie auf die schwierigen Teilnehmer:
Der Schwätzer
hört sich selbst gerne reden und kommt vom Hundertsten ins Tausendste. Sein Redeschwall hat mit dem Thema überhaupt nichts mehr zu tun.
So greifen Sie ein: Unterbrechen Sie den Schwätzer höflich: „Ich würde gerne noch weitere Meinungen zu Ihrem Vorschlag hören.“ Oder bitten Sie ihn, den Kern seiner Ausführungen in einem Satz auf das Flipchart zu schreiben oder dem Protokollführer zu diktieren. Damit ist er oder sie beschäftigt, und Sie können fortfahren.
Der Besserwisser
muss zu allem und jedem seinen Kommentar abgeben. Er fühlt sich als Experte für alles und lässt keinen anderen zu Wort kommen.
So greifen Sie ein: Übergehen Sie ihn hin und wieder, wenn er sich zu Wort meldet, und sprechen Sie gezielt eine andere Person an. Ganz ignorieren dürfen Sie ihn oder sie natürlich nicht, um keinen Ärger heraufzubeschwören. Außerdem weist er häufig tatsächlich auf kritische Punkte hin. Bremsen können Sie seinen Wortschwall auf dieselbe Art wie das Gerede des Schwätzers.
Der Destruktive
findet generell alles schlecht und ist so negativ drauf, dass er alle anderen mit seinen Kommentaren entmutigt.
So greifen Sie ein: Versammeln Sie das Team hinter sich: „Herr Gruber findet, dass alles, was wir hier besprechen, sinnlos ist. Sind Sie auch dieser Meinung?“ Oder werden Sie noch deutlicher: „Ihre negativen Bemerkungen tragen objektiv nichts zur Sache bei. Unsere Diskussion hier ist auf konstruktive Ideen und Lösungen hin ausgerichtet. Bitten richten Sie sich danach.“ Tipp: Sprechen Sie im Anschluss an das Meeting unter vier Augen mit dem Miesmacher, und finden Sie den wahren Grund heraus, warum er so schlecht drauf ist.
Der Schweigsame
beteiligt sich nicht an der Diskussion und wirkt desinteressiert.
So greifen Sie ein: Fragen Sie ihn direkt nach seiner Meinung, und ermuntern Sie ihn oder sie zum Reden. Geben Sie ihm oder ihr zu verstehen wie sehr Ihnen gerade an seiner/ihrer Meinung als Experte für ... gelegen ist. Vielleicht ist die Person nur schüchtern, und Sie geben ihr dadurch Selbstvertrauen. Wenn Sie jedoch feststellen, dass der Teilnehmer schlecht vorbereitet ist oder gar kein Interesse am Thema hat, ist ein Gespräch unter vier Augen nach dem Meeting fällig. Dann sollten Sie klarstellen, dass eine Teilnahme nur dann sinnvoll ist, wenn Engagement und Vorbereitung dahinter stecken. Ansonsten können Sie auf das Erscheinen des Betreffenden verzichten.