„Ich weiß nicht mehr, was ich tun soll. Mein neuer Chef ist ein totaler Chaot. Ich arbeite seit 7 Jahren in einem mittelständischen Unternehmen. Mein alter Chef, mit dem ich hervorragend zusammengearbeitet habe, hat gekündigt. Nun habe ich einen neuen Vorgesetzten. Und die beiden unterscheiden sich wie Tag und Nacht. Mein alter Chef war super organisiert; er war in der Firma sehr beliebt, und ich habe gern für ihn gearbeitet. Der neue zieht Krisen und Chaos förmlich an. Er ist schlecht organisiert – das ist noch gelinde ausgedrückt. Er schmeißt das, was er nicht braucht, auf meinen Schreibtisch. Ständig suche ich irgend etwas, was er verlegt hat. Das Schlimme ist, er behauptet, ich hätte die Unterlagen verlegt. Doch es stellt sich natürlich immer heraus, dass er sie entweder mit nach Hause genommen hatte oder sie – ohne vorher eine Kopie anzufertigen – einem Kollegen gegeben hatte. Einiges taucht auch nie wieder auf. Sie können sich sicher vorstellen, dass ich, seitdem ich mit meinem neuen Chef zusammenarbeite, kaum noch dazu komme, meine eigene Arbeit zu erledigen. Ich bin die meiste Zeit damit beschäftigt, hinter ihm aufzuräumen. Was soll ich tun?“
Natalie W. aus Düsseldorf
Liebe Natalie,
Sie scheinen es im Augenblick wirklich nicht leicht zu haben. Assistenz & Sekretariat Inside rät Ihnen, schnell zu handeln, bevor das Verhalten Ihres Chefs noch mehr einreißt und Sie vermutlich überhaupt nichts mehr ändern können.
Das sind unsere Tipps für Sie:
1. Sprechen Sie mit Ihrem Chef
Ihr Chef sollte wissen, wie Sie sich bei seiner Art, sich zu organisieren fühlen. Wenn Sie seine Arbeitsweise immer mitmachen und ihn unterstützen, wird er nie merken, wie sehr Sie leiden. Machen Sie ihm an konkreten Beispielen klar, was passiert, wenn Unterlagen gesucht werden, wie viel Zeit das Suchen kostet und was Sie in dieser Zeit an anderen Dingen hätten erledigen können.
Achtung: Klagen Sie ihn nicht an – sondern halten Sie Lösungen bereit, wie er der Unordnung zu Leibe rücken kann.
2. Organisieren Sie ihn
Anders als Sie hat Ihr Chef nie gelernt, sich zu organisieren. Die meisten Vorgesetzten haben es nicht einmal geschafft, ein Zeitmanagement-Seminar zu besuchen. Deshalb sind die Bosse auf die Hilfe von Profis wie Ihnen angewiesen.
Gehen Sie die Sache vorsichtig an:
„Herr Müller, Sie haben wirklich eine Menge zu tun im Augenblick. Kann ich Sie noch irgendwie entlasten, Ihnen irgend etwas abnehmen, damit Sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren können? Was halten Sie davon, wenn ich Ihnen erst einmal ein Körbchen hier hinstelle, in das Sie alles legen können, was ich für Sie tun soll? Dann haben Sie das schon mal weg und brauchen sich keine Gedanken mehr darüber zu machen.“
3. Machen Sie klar, wer der Organisations-Boss ist
Einige Chefs brauchen eine starke Führung. Also, je nachdem, was für ein Typ Ihr Boss ist, kommt er vielleicht besser mit einer anderen Art der Kommunikation klar.
Lassen Sie im Gespräch mit ihm keinen Zweifel daran, wer der Chef ist, wenn es um organisatorische Fragen geht. Treten Sie selbstsicher auf, und scheuen Sie sich nicht vor Äußerungen wie: „Ich weiß, was ich tue, vertrauen Sie mir – ich habe das gelernt“.
Vermeiden Sie Aussagen wie: „Sie können das nicht – deshalb sollten Sie es mir überlassen“. Das setzt ihn herab und verurteilt Ihr Organisationsprojekt zum Scheitern.
4. Helfen Sie ihm, Ordnung zu halten
Die meisten Chefs haben nur ihren Schreibtisch, auf dem sie sich organisieren können. Wir Sekretärinnen hingegen kommen nicht ohne Mappen, Ordner und Hefter aus. Was lässt Sie annehmen, dass Ihr Chef sich ohne solche Ordnungsmittel organisieren kann? Sie reichen ihm zwar Unterschriften- und Postmappen rein, doch nicht alle Vorgänge kann er sofort bearbeiten – also nimmt er sie aus der Mappe heraus. Und sobald dies passiert, kann das Übel seinen Lauf nehmen: Das Hin- und Hergeschiebe von rechts nach links beginnt.
Stellen Sie Ihrem Chef Organisationsmittel zur Verfügung, die ihm helfen, die Übersicht zu bewahren.
5. Welche Ordnungsmittel braucht mein Chef?
Um herauszufinden, welche Mappen und Ordner Ihr Vorgesetzter benötigt, schauen Sie sich auf seinem Schreibtisch einmal um. Was liegt dort alles herum? Welche Stapel hat er gebildet? Versuchen Sie, sich auch in seine Arbeit hineinzudenken. Wie muss er die verschiedenen Unterlagen weiterbehandeln?
Hier einige konkrete Vorschläge
- Wohin legt er Unterlagen, die er nicht mehr benötigt, die Sie weiterbearbeiten oder ablegen müssen? Landen diese Dokumente irgendwo auf der Seite seines Tischs, oder kommt er eigens, um sie loszuwerden, zu Ihnen ins Sekretariat? Erleichtern Sie ihm das „Loswerden“ von Papier, indem Sie ihm einen Ablagekorb auf seinen Tisch stellen, in den er alles legt, was für Sie bestimmt ist.
- Alternativ kann es auch eine Mappe sein, in die er Unterlagen hineinlegt, falls er Ablagekörbe für nicht besonders dekorativ hält. Für welche Organisationsform Sie sich auch entscheiden, erleichtern Sie ihm das Hineinlegen, indem Sie auf den Korb oder die Mappe ein Foto von sich kleben, das Sie freundlich lächelnd zeigt. Das bringt nicht nur ein wenig Farbe und Abwechslung in den Büroalltag, sondern unterstützt Ihren Boss, daran zu denken, dieses Körbchen zu benutzen.
- Er nimmt einen Vorgang aus der Postmappe und möchte darüber mit einem Kollegen oder Mitarbeiter sprechen. Ist er diszipliniert genug und legt Ihnen den Vorgang zur Wiedervorlage heraus, oder schiebt er ihn wie gehabt von rechts nach links? Wo kann er termingebundene Unterlagen aufbewahren? Sprechen Sie mit ihm darüber, dass Sie gern alles für ihn bis zu einem bestimmten Termin aufbewahren, oder legen Sie ihm eine eigene Wiedervorlage an. Damit kann er auch dann prima arbeiten, wenn Sie mal nicht da sind.
- Richten Sie ihm alternativ Rücksprachemappen für seine Mitarbeiter ein. Geeignet sind Hängemappen, die er in seinem Schreibtisch-Container aufbewahrt.
- Benötigt Ihr Chef Aufbewahrungsmittel, um Unterlagen zu bestimmten Projekten beieinander zu halten? Legen Sie ihm auch dafür Mappen oder Hängemappen an. Bringen Sie bei den Tischmappen Farbe und Bilder ins Spiel.
Ein Beispiel:
Sie arbeiten in einem Architekturbüro, das mit dem Bau eines Bürohauses betraut ist. Alle Unterlagen, die Ihr Chef in Zusammenhang mit diesem Projekt hortet, sollte er in eine Mappe legen, auf der im Idealfall das neue Bürogebäude abgebildet ist, wie es später einmal aussehen soll. Auch wenn dieser Vorschlag Sie zum Schmunzeln bringt, so macht er doch Sinn. Es muss und sollte nicht immer alles klinisch astrein aussehen – sprich: sauber mit dem PC beschriftete Mappen. Bringen Sie Abwechslung in Ihre Arbeit und die Ihres Chefs. Bilder sind für das Auge viel schneller zu begreifen – das Bild zieht die Unterlagen förmlich in die Mappe hinein. - Die ungelesenen Zeitungen stapeln sich auf dem Chefschreibtisch? Ganz unter uns: Ausgaben, die älter als ein halbes Jahr sind, liest er sowieso nicht mehr. Weg damit in die Altpapiertonne! Die aktuellen und noch zu lesenden Zeitschriften packen Sie ihm peu à peu, wenn er geschäftlich unterwegs ist, in seinen Aktenkoffer. Damit kann er Wartezeiten füllen und gleichzeitig seine liegen gebliebene Arbeit erledigen.