Ihre Aufgabe als Sekretärin und Sekretär in Bezug auf die Mitarbeiter im Team besteht nicht nur darin, Anweisungen Ihres Chefs weiterzugeben. Als Mitglied der Führungsmannschaft unterstützen Sie Ihren Chef auch dabei, die Kommunikation im Team zu steuern und zu verbessern.
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Ein geschicktes Mittel der Kommunikation und Mitarbeiterführung sind Fragen. Mit Fragen signalisieren Sie, dass Sie an der Meinung und an der gedanklichen Mitarbeit des anderen interessiert sind. Der Mitarbeiter hat dadurch das Gefühl, dass er in Entscheidungsprozesse einbezogen wird. Und er fühlt sich nicht durch pure Anweisungen überrumpelt.
Deshalb: Stellen Sie geschlossene Fragen, die nur mit Ja oder Nein beantwortet werden können, lediglich dann, wenn Sie eine schnelle, klare und definitive Information brauchen, zum Beispiel: Hat die Firma XY die Unterlagen heute geliefert? Wenn Sie dagegen einen Mitarbeiter im Dialog zu einer bestimmten Lösung oder einem bestimmten Verhalten führen möchten, eignen sich verschiedene offene Fragetechniken. Dabei muss der Mitarbeiter begründen oder Erklärungen liefern.
| Ihr Ziel | Frageart | Beispiel |
| Sie wollen den Mitarbeiter auf einen Denkfehler aufmerksam machen. | taktische Frage | Haben Sie auch den folgenden Punkt in Ihre Überlegungen mit einbezogen …? Haben Sie schon daran gedacht, dass …? So fordern Sie Mitarbeiter auf, ihre vorgeschlagene Vorgehensweise detailliert zu begründen. |
| Sie wollen wissen, was der Mitarbeiter denkt. | Informations- frage | Wie kommen Sie mit der neuen Software zurecht? Antwortet der Mitarbeiter unpräzise oder ausweichend, fragen Sie weiter nach: Und was meinen Sie damit genau? Wie erklären Sie sich diese Schwachstelle? |
| Der Mitarbeiter äußert Bedenken zu einer Vorgehensweise, die Sie ihm vorgeschlagen haben. | Isolationsfrage | Gehen Sie auf den Einwand des Mitarbeiters ein und haken Sie am Kernpunkt nach: Was genau hindert Sie daran, dass Sie die Zeitvorgabe nicht einhalten können? Im Anschluss an die Erklärung des Mitarbeiters können Sie gemeinsam nach einer Problemlösung suchen. |
| Sie wollen einen Bedenkenträger auf Kurs bringen. | projizierte Frage | Notorischen Bedenkenträgern in Ihrem Team, zum Beispiel gegen eine termingerechte Fertigstellung, können Sie schon im Vorfeld den Wind aus den Segeln nehmen: Wie, glauben Sie, würde unser Kunde reagieren, wenn wir das Ergebnis nicht termingerecht abliefern können? Welche Konsequenzen, denken Sie, würden auf unser Unternehmen zukommen, wenn wir den Kunden durch Verzögerungen verärgern? |
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