Fast 40 Prozent der Assistentinnen und Sekretärinnen übernehmen vorübergehend oder sogar dauerhaft Personalverantwortung. Das hat unsere aktuelle Assistentinnenbefragung 2005 ergeben. Deshalb gleich heute einige Tipps für Sie zum Thema Motivation von Mitarbeitern.
Als Assistentin oder Sekretärin haben Sie einen maßgeblichen Anteil daran, wie die Stimmung im Team ist. Wenn Sie andere motivieren können, verfügen Sie über eine entscheidende Führungsstärke. Voraussetzung dafür ist, dass Sie sich selbst motivieren können. Deshalb:
Versuchen Sie zuerst, Ihre eigene „Motivationsstruktur“ zu erkennen.
Das kann Ihnen bei der „Eigenmotivation“ sehr dienlich sein. Überlegen Sie, warum Sie selbst bestimmte Dinge gerne tun – und andere Dinge nicht. Fragen Sie sich, warum Sie gerne arbeiten: wegen des Geldes, wegen der sozialen Kontakte, wegen der Anerkennung? Machen Sie sich diese Anreize oder Ziele immer wieder bewusst, wenn Sie sich selbst motivieren wollen.
Denken Sie auch über die möglichen Motivationsstrukturen von Kollegen und Mitarbeitern nach.
Wenn Sie die Möglichkeit haben, sprechen Sie darüber. Die Kenntnis über Vorlieben und Neigungen der anderen erleichtert z. B. auch das Delegieren von Arbeit. Die Qualität der geleisteten Arbeit hängt ganz entscheidend davon ab, ob sie gern oder ungern verrichtet wird.
Wichtig für eine gelungene Motivation ist es, den jeweils richtigen Anreiz zu vermitteln.
Wenn Sie also Ihren Chef bei der Motivation der Mitarbeiter unterstützen oder selbst etwas delegieren möchten, müssen Ihre Maßnahmen einen entsprechenden Anreizwert für denjenigen haben, den Sie für eine Aufgabe begeistern wollen.
Beispiel: Eine Mitarbeiterin zeichnet sich durch eine besonders hohe soziale Kompetenz aus. Viele Kollegen suchen bei ihr Rat. Sie empfindet das Vertrauen, das ihr entgegengebracht wird, offensichtlich als große Anerkennung. Schlagen Sie sie als Moderatorin für Meetings oder Konfliktgespräche vor. So verschaffen Sie ihr eine Aufgabe, die ihren Fähigkeiten und Neigungen am besten entspricht und ihrer persönlichen Motivationsstruktur am nächsten kommt.
Dieser Motivationsfaktor ist für alle wichtig:
Vermitteln Sie alle Informationen klar und eindeutig. Informieren Sie Mitarbeiter und Kollegen – soweit Sie können und dürfen – möglichst umfassend. Diskutieren Sie Vorgehensweisen. Bieten Sie Ihre Unterstützung an. Delegieren Sie Kompetenzen. Und – soweit es in Ihrem Kompetenzbereich liegt:
Sprechen Sie mit den Mitarbeitern über deren Arbeitsergebnisse.
Sparen Sie nicht mit Lob. Wenn Ihr Chef und Sie nicht zufrieden sind mit den Ergebnissen, sagen Sie es ehrlich und ohne Beschönigung. Bleiben Sie aber auf der Sachebene. Das heißt: Üben Sie nicht an der Person Kritik, sondern nur an der Sache, um die es geht.
Und: Lösen Sie Versprechen immer ein.
Haben Sie also z. B. eine Kollegin damit motiviert, sie nach der erfolgreichen Erledigung der Übersetzungsarbeiten für die nächste Englischfortbildung im Unternehmen vorzuschlagen, sollten Sie dies auch unbedingt tun. Das schafft Vertrauen und die Grundlage für weitere Motivation.