Manche Dinge lassen sich nicht sofort erledigen: so beispielsweise die Auswahl geeigneter Bewerber oder die Bearbeitung einer komplizierten Reklamation. Umso wichtiger ist es, die wartende Person über den Bearbeitungsstand zu informieren und um Geduld zu bitten.
Dieser Musterbrief stammt aus dem Beitrag „Die 10 wichtigsten Geschäftsbriefe: Mustervorlagen für Ihre zeitgemäße Korrespondenz“ des Großen Knigge. Klicken Sie hier ... und sichern Sie alle zehn Mustervorlagen für die wichtigsten Praxisfälle, deren Formulierungen Sie 1:1 in Ihre Korrespondenz übernehmen können.
Grundsätzlich gilt: Sie sollten möglichst einen Zeitpunkt oder Zeitrahmen nennen, bis zu dem der Empfänger oder die Empfängerin mit einer weiteren Nachricht von Ihnen rechnen kann. Falls es aber nicht möglich ist, sich festzulegen, nennen Sie keinen Termin. Denn falsche Versprechungen sollten Sie nicht machen.
Zu einem Zwischenbescheid gehört es auch, sich für die Geduld des Wartenden beziehungsweise für sein Verständnis zu bedanken.
Muster: Zwischenbescheid an Kunden
Wir bitten Sie um etwas Geduld
Sehr geehrte Frau Beltz,
wer wie Sie viel Arbeit in ein Marketing-Konzept gesteckt hat, hofft natürlich schon am nächsten Tag beim Blick ins E-Mail-Postfach, viele kreative Vorschläge der beteiligten Werbeagentur vorzufinden.
Nun: Ganz so fix sind wir nicht, aber dafür umso kreativer! Schließlich soll für Sie eine große Auswahl brauchbarer Ideen zusammenkommen.
In voraussichtlich drei Wochen werden wir Ihnen unsere Vorschläge präsentieren. Und keine Sorge: Ihr Zeitplan ist nicht in Gefahr! Ganz sicher schaffen wir es,
die Werbekampagne wie gewünscht bis Herbst auf die Beine zu stellen.
Vielen Dank für Ihr Verständnis!
Mit freundlichen Grüßen
Raphael Kaminski
Zwischenbescheide an Bewerber sollten Sie möglichst neutral halten. Solange sich noch niemand näher mit der Bewerbung befasst hat, sollten Sie auch keine Aussage darüber treffen, welchen Eindruck sie macht. Sonst zieht der Empfänger womöglich die falschen Schlüsse. Bedanken Sie sich für die Unterlagen, und nennen Sie einen ungefähren Zeitpunkt, bis wann der Bewerber wieder von Ihnen hört. Das genügt.
Muster: Zwischenbescheid an Bewerberin
Ihre Bewerbung als Junior-Produktmanagerin
Sehr geehrte Frau Bronner,
Sie haben sich bei uns auf die Stelle einer Junior-Produktmanagerin beworben. Vielen Dank für Ihre Bewerbungsmappe, die heute bei uns eingetroffen ist.
Bitte geben Sie uns für die Sichtung aller eingehenden Bewerbungen noch etwas Zeit. Sobald wir unsere Vorauswahl abgeschlossen haben, werden wir uns wieder mit Ihnen in Verbindung setzen. Das wird voraussichtlich frühestens Anfang September sein. Vielen Dank für Ihre Geduld.
Mit freundlichen Grüßen
Benedetta Catone
Personalabteilung
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