Nimmt Ihr Chef sich zu wenig Zeit für Rücksprachen mit Ihnen? Müssen Sie häufig wichtige Sachen zwischen Tür und Angel klären? Müssen Sie sich viele Infos mühsam erfragen?
Wenn dies auf Sie zutrifft und Sie nicht wissen, wie Sie das Problem in den Griff bekommen, bietet Ihnen Das Sekretärinnen Handbuch in seinem Beitrag "Informationsfluss optimieren" viele wertvolle Praxistipps.
So können Sie den Informationsfluss optimieren, Ihren Wissensstand langfristig verbessern und steigern ganz nebenbei Ihre Kompetenz nachhaltig.
Ein schlechter Informationsfluss führt zu Mehrarbeit
Ein mangelnder Informationsfluss führt in der Regel zu mehr Arbeit - möglicherweise zu Überstunden und zu Fehlern, vor allem wenn Sie mit veralteten Informationen arbeiten. Wenn der Informationsfluss nicht funktioniert, behindert das Ihre gesamte Arbeit.
- Sie können ein Meeting nicht vereinbaren, weil Ihr Chef Ihnen nicht sagt, wer alles teilnehmen soll.
- Sie können die Reise nicht buchen, weil er keine Zeit findet, sich Ihre Vorschläge anzusehen.
- Sie machen eine überflüssige Auswertung, weil er Ihnen nicht gesagt hat, dass sich das Thema schon längst erledigt hat.
Diese Liste ließe sich beliebig fortsetzen.
Vereinbaren Sie ein tägliches Meeting um den Informationsfluss zu optimieren
Das ist die wohl wichtigste Empfehlung, wenn Sie Ihr Informationsdefizit beheben und dadurch den Informationsfluss optimieren möchten: Führen Sie regelmäßige Besprechungen ein - nur Sie und Ihr Chef. Am besten findet Ihr Meeting gleich morgens statt, damit Sie beide gut informiert und somit besser organisiert in den Tag starten.
Für einen optimalen Informationsfluss fragen Sie ihn,
- ob er gestern, nachdem Sie schon weg waren, noch Besucher getroffen hat oder Mitarbeiter bei ihm waren
- wer ihn gestern noch angerufen hat
- wie seine Prioritäten heute aussehen
Optimaler Informationsfluss auch wenn Ihr Chef fast nie da ist?
Auch oder gerade bei häufiger Abwesenheit Ihres Chefs können und sollten Sie mit ihm regelmäßig kommunizieren. Vereinbaren Sie mit ihm, das er Sie zu einer festen Zeit am Tag anruft - oder Sie ihn. Sollte dies einmal nicht funktionieren, schicken Sie ihm bei dringenden Angelegenheiten eine SMS, eine E-Mail oder ein Fax ins Hotel.
So stimmt der Informationsfluss auch wenn Ihr Chef viel unterwegs ist
Erstellen Sie sich eine Liste, auf der Sie alle wichtigen Punkte notieren, die Sie mit Ihrem Chef besprechen müssen. Ergänzen Sie bereits im Vorfeld - soweit es Ihnen möglich ist - einen Vorschlag, was damit gemacht werden könnte oder was Sie bereits in die Wege geleitet haben. Mit dieser Liste ist Ihr Chef über alle wichtigen Vorgänge auf dem Laufenden.
"Jetzt nicht!" und trotzdem stimmt Ihr Informationsfluss? Kein Problem. Dank den Tipps aus dem Sekretärinnen Handbuch.
So sind Sie und Ihr Chef dank einem optimalen Informationsfluss immer topinformiert
- Machen Sie Ihrem Chef klar, wie wichtig regelmäßige Absprachen für eine funktionierende Chefentlastung sind.
- Legen Sie nie Unterlagen auf seinen Tisch, die Sie nicht kennen oder verstehen.
- Bemühen Sie sich um ein großes Netzwerk innerhalb des Unternehmens.
- Nehmen Sie an Meetings teil.
- Lesen Sie viel, und seien Sie interessiert an möglichst vielen unterschiedlichen Themen.
- Lesen Sie die E-Mails Ihres Chefs.
- Halten Sie Ihren Chef ebenfalls auf dem Laufenden.