Richtig gefragt, wird Ihnen kaum ein Gesprächspartner im Berufsleben die Antwort verweigern. Unbewusst wenden Sie die im Folgenden beschriebenen Fragetechniken alle an. Damit Sie bewusst und gezielt – und damit noch erfolgreicher – fragen können, zeigen Ihnen die folgenden Beispiele genau, was hinter den einzelnen Fragearten steckt und welche konkreten Vorteile sie Ihnen bringen.
1. Indirekte Informationsfragen
gehören zu den geschicktesten und wirkungsvollsten Fragearten. Sie beginnen mit Formulierungen wie: Würden ...? Hätten ...? Wären ...? Könnten ...? Müssten ...? Sie drücken Höflichkeit und Respekt, aber ebenso Ihr konkretes Interesse und Ihr fachliches Engagement aus. Damit erreichen Sie nahezu immer eine positive Gesprächsatmosphäre.
Beispiele für indirekte Informationsfragen:
- „Könnten Sie uns noch innerhalb dieser Woche mit Unterlagen weiterhelfen? Wir wollen unseren Kunden schnellstmöglich informieren.“
- „Würden Sie bis Ende des Monats liefern können, wenn ich Ihnen den Auftrag noch heute zufaxe? Ich dränge deshalb so, weil wir unsere Sammelladung unbedingt in der ersten Maiwoche komplett verschiffen müssen.“
Wann stellen Sie indirekte Informationsfragen?
Ihr Gesprächspartner ist gestresst, unwillig oder schwierig und muss erst aus der Reserve gelockt oder für Ihr Anliegen interessiert werden. Er hat eine höhere Position als Sie und meint, deshalb Distanz demonstrieren zu müssen. Der bisherige Kontakt war nicht optimal und muss durch Sie erst positiv aufgebaut oder verbessert werden.
2. Mit direkten Informationsfragen
bekommen Sie schnell konkrete Fakten und Daten. Sie stellen die bekannten W-Fragen: Was? Wer? Wann? Wo? Woher? Wohin? Warum? Wieviel? Welche? Damit aktivieren Sie Ihren Gesprächspartner, Ihnen ohne Umschweife die notwendigen Informationen zu geben.
Beispiele für direkte Informationsfragen:
- „Was ist der besondere Vorteil bei diesem Drucker? Ich frage, weil wir das beim Vergleich der Angebote nicht erkennen konnten.“
- „Wer nimmt an der Delegation teil? Unser Chef möchte sich gern diese Woche auf die Betriebsführung vorbereiten.“
Wann stellen Sie direkte Informationsfragen?
Beim täglichen Informationsaustausch mit Ihrem Chef und den Kollegen oder bei Gesprächspartnern, mit denen Sie bereits guten Kontakt haben. Generell in unkomplizierten Gesprächen. Wenn Sie einfache Themen besprechen oder wenn Sie Daten und Fakten erfragen wollen, die Ihr Gesprächspartner leicht und schnell verfügbar hat. Beispiel: Hotelbuchung.
3. Reflektierende Fragen
sind die so genannten „Echo-Fragen“. Sie greifen die letzte Äußerung oder den Hauptgedanken oder eine Einschränkung des Gesprächspartners auf. Damit beugen Sie Missverständnissen vor und zeigen, dass Sie gut zuhören können.
Beispiele für reflektierende Fragen:
- „Habe ich Sie richtig verstanden? Einen Entwurf haben Sie bereits in Arbeit?“
- „Bedeutet das Ihrer Meinung nach, dass beide Seiten mehr Initiative zeigen müssten?“
Wann stellen Sie reflektierende Fragen?
Wenn Sie wollen, dass Ihr Gesprächspartner seine Aussage konkretisiert, Sie sicherheitshalber noch eine Bestätigung der Aussage bekommen wollen oder Zeit gewinnen möchten, um sich neue Fragen oder Argumente zu überlegen.
4. Alternativfragen
dienen dazu, klare und schnelle Entscheidungen zu bewirken. Damit offerieren Sie Ihrem Gesprächspartner zwei Möglichkeiten für seine Antwort. Sie vermitteln den Eindruck, etwas anzubieten, obwohl Sie etwas fordern.
Beispiele für Alternativfragen:
- „Wäre Ihnen als Termin der Montagvormittag oder der Dienstagnachmittag lieber?“
- „Was ist für Sie angenehmer: Wenn wir Sie vom Flughafen abholen oder wenn wir Ihnen einen Leihwagen reservieren?“
Wann stellen Sie Alternativfragen?
Wenn Sie von Ihrem Gesprächspartner eine schnelle Entscheidung oder Zusage bekommen wollen.
5. Motivationsfragen
regen den Gesprächspartner positiv an, Ideen zu entwickeln, Kenntnisse und Erfahrungen mitzuteilen und Ihnen Vorschläge zu machen. Ihr Gesprächspartner fühlt sich anerkannt und respektiert.
Beispiele für Motivationsfragen:
- „Haben Sie eine Idee, wie wir diese Ablauffehler vermeiden könnten?“
- „Wollen Sie uns in dieser Sache mit Ihren Fachkenntnissen unterstützen?“
Wann stellen Sie Motivationsfragen?
In der Teamarbeit mit Kollegen und bei der Suche nach Problemlösungen mit Geschäftspartnern.
Tipp: Überlegen Sie gut, wem Sie Motivationsfragen wie stellen! Bei einem erfolgreichen Chef, engagierten Mitarbeitern und hochrangigen Geschäftspartnern sind sie meist deplaziert. Wer bereits motiviert ist, empfindet Motivationsfragen oft als unecht! Wirkungsvoll sind sie bei jungen Kollegen, deren ungenutzte Potenziale Sie damit aktivieren können, bei unwilligen oder lustlosen Geschäftspartnern oder Mitarbeitern, deren Leistung bisher vielleicht zu wenig anerkannt wurde, und bei sehr fähigen und engagierten, aber stark gestressten Personen, die sich eigentlich gar keine Zeit für Ihr Anliegen nehmen wollten. Nach einer geschickt angebrachten Motivationsfrage erhalten Sie von ihnen „plötzlich“ erstaunlich viel Hilfe.
6. Rhetorische Fragen
verlangen keine oder nur eine kurze, immer aber eine zustimmende Antwort vom Gesprächspartner – verbal, mit Mimik oder Gestik. Die Taktik zielt darauf ab, dass man die Übereinstimmung in einer Sache voraussetzt oder sie betont.
Rhetorische Fragen lenken den Gesprächspartner in die gewünschte Richtung. Sinnvoll eingesetzt und mit anderen Fragen ergänzt, sorgen rhetorische Fragen dafür, dass Sie in einem Gespräch die Führung bekommen oder behalten.
Beispiele für rhetorische Fragen:
- „Welches Großunternehmen kann es sich heute noch leisten, auf umweltfreundliches Büromaterial zu verzichten?!“
- „Wer kann es sich erlauben, die Kontrolle zu vernachlässigen?!“
Wann stellen Sie rhetorische Fragen?
Wenn Sie Übereinstimmungen und Gemeinsamkeiten betonen und die Richtung des Gesprächs lenken möchten. Da rhetorische Fragen immer Gemeinsamkeiten betonen, können Sie damit bei Ihrem Gesprächspartner einen Ja-Beantwortungsrhythmus auslösen. Wenn Sie anschließend andere Fragen stellen, die er gerne beantwortet, ist es wahrscheinlich, dass er schließlich auch Ihre wichtigste Frage positiv beantwortet, also Ihrem eigentlichen Anliegen entspricht.
Tipp: Mit rhetorischen Fragen erreichen Sie nur dann eine starke Wirkung, wenn Sie die ganz gezielt einsetzen! Nur als Pausenfüller oder ziellos eingesetzt wirken sie wie nichtssagende Gemeinplätze.
7. Suggestivfragen
sind als Fragen „verkleidete“ Behauptungen oder Feststellungen. Kennzeichnend für Suggestivfragen sind Formulierungen wie: Sicherlich ..., Zweifellos ..., Gewiss ..., Selbstverständlich ..., Bestimmt ... Ihr Gesprächspartner kann kaum anders, als Ihnen zuzustimmen, und Sie beschleunigen den Gesprächsverlauf, weil Sie mit der Suggestivfrage bereits die Entscheidungsphase einleiten können.
Beispiele für Suggestivfragen:
- „Sicherlich hatten Sie bei diesem ersten Treffen auch den Eindruck, dass der Zeitdruck für beide Seiten zu groß war?!“
- „Gewiss werden Sie den vereinbarten Liefertermin auch einhalten können?!“
Wann stellen Sie Suggestivfragen?
Wenn Sie eine Übereinstimmung, ein gemeinsames Ziel deutlich machen wollen, die Kooperationsbereitschaft Ihres Gesprächspartners verstärken und Entscheidungen schneller herbeiführen möchten.
Vorsicht! Suggestivfragen sollten Sie nur dann stellen, wenn es sicher oder sehr wahrscheinlich ist, dass die suggerierte oder verdeutlichte Gemeinsamkeit oder Zustimmung wirklich besteht! Ist das nicht der Fall, riskieren Sie eine ablehnende Reaktion.